ค่าใช้จ่ายยานพาหนะ

สำหรับงานบัญชีนั้น เอกสารรายการค้าต่างๆ ที่ใช้ประกอบการบันทึก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งในทางภาษีแล้วถือว่าสำคัญเป็นที่สุด เพื่อที่จะทำให้สรรพากรยอมรับได้ ปกติแล้วรายการค้าที่เกิดขึ้นมักจะมีเอกสารหลักฐานการทางการเงิน เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
แต่ก็มีรายการบางประเภท ที่มักจะสร้างปัญหาให้แก่ผู้ประกอบการ นั่นคือ “ค่าพาหนะ” เพราะค่าพาหนะมีทั้งประเภทมีหลักฐานการจ่ายเงินและไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ทำให้เกิดปัญหาในการส่งมอบเอกสารให้แก่ผู้ทำบัญชี เพื่อนำไปบันทึกบัญชี ค่าพาหนะเมื่อมีการจ่ายเงินมักจะมีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
ค่าพาหนะ หลักฐานการจ่ายเงิน
1. รถเมล์ ตั๋วรถเมล์
2. เรือข้ามฟาก ตั๋วข้ามฟาก (แต่บางแห่งไม่มีหลักฐาน)
3. รถไฟฟ้า ใบกำกับภาษี
4. รถไฟ ตั๋วรถไฟ
5. รถโดยสารขนส่งระหว่างจังหวัด ตั๋วรถโดยสาร
6. เครื่องบิน ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
และบางประเภทก็ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
1. ค่ารถแท็กซี่
2. ค่ารถจักรยานยนต์รับจ้าง
3. รถตู้โดยสาร
แต่ถึงแม้บางประเภทจะมีหลักฐานก็ตาม แต่ก็เป็นหลักฐานที่ไม่ถูกต้องตามกฎเกณฑ์ทางภาษี ซึ่งก็เป็นภาระหน้าที่ ที่ผู้ประกอบการ และผู้ทำบัญชี ที่เมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายไป ต้องหาทางพิสูจน์ให้ได้ว่า กิจการได้จ่ายไปจริง
แล้วควรต้องทำอย่างไรกับ “ค่าพาหนะ” ที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน แต่เป็นรายจ่ายที่ผู้ประกอบการได้จ่ายไปจริงๆ และก็เป็นรายจ่ายที่ได้จ่ายไปเพื่อการประกอบกิจการ… ทำอย่างไรผู้ประกอบการจึงจะนำไปเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร
ในทางปฏิบัติ ผู้ประกอบการคงทราบแล้วว่า ค่าพาหนะดังกล่าวข้างต้นนั้นไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน …. ดังนั้นผู้ประกอบการจำเป็นต้องใช้เอกสารภายในที่จัดทำขึ้นเอง แทนหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
1. ใบเบิกเงิน
2. ใบสำคัญจ่าย
3. ใบขออนุมัติ
โดยเอกสารดังกล่าวจะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 ข้อดังนี้
1. ระบุวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เช่น นำสินค้าไปส่งให้ลูกค้า นำเงินไปฝากธนาคาร ไปเสียภาษีที่เขต ฯลฯ
2. รายละเอียดการเดินทาง ระบุต้นทาง ปลายทาง เช่น
2.1 ขาไป: บริษัทไปธนาคารไทยพาณิชย์สำนักชิดลม 180 บาท
2.2 ขากลับ: จากธนาคารไทยพาณิชย์สำนักชิดลมกลับบริษัท 200 บาท
รวมเงิน 380 บาท
3. ต้องได้รับการอนุมัติ (ลายเซ็น)จากผู้มีอำนาจอนุมัติหรือตัวแทนผู้รับมอบอำนาจ
สำหรับหลักฐานการจ่ายเงินที่จะทำให้สรรพากรยอมรับ ให้เป็นรายจ่ายได้คำนวณกำไรสุทธิ ผู้ประกอบการควรต้องให้ความร่วมมือ กับผู้จัดทำบัญชีเพื่อจัดทำรายละเอียดการจ่ายให้ครบถ้วน
ในกรณีของค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินนี้ ผู้ประกอบการอาจเลือกวิธีการหนึ่งวิธีการใดดังต่อไปนี้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้อีกเช่นกัน
1. ทำใบรับเงินให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
2. จ่ายเช็คขีดคร่อม A/C Payee Only โดยทำสำเนาแนบใบสำคัญจ่าย
3. โอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับเงิน นำสำเนาใบโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Pay-in) เป็นหลักฐานพร้อมใบสำคัญจ่าย

สำหรับค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางในกรณีที่ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่นอกสำนักงานหรือนอกสถานที่เป็นครั้งคราว ซึ่งเป็นเงินได้พึงประเมินที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้ ตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร กรมสรรพากรจึงมีคำสั่ง ดังต่อไปนี้
ข้อ 1 ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางที่ลูกจ้างหรือผู้มีหน้าที่หรือตำแหน่งงาน หรือผู้รับทำงานให้ ได้รับเนื่องจากการเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่ในประเทศหรือต่างประเทศเป็นครั้งคราว ให้ได้รับยกเว้นไม่ต้องรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาต้องเข้าลักษณะดังนี้
(1) ต้องเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งบุคคลดังกล่าวได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่จะต้องปฏิบัติการตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น
(2) ในกรณีบุคคลดังกล่าวได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงในอัตราไม่เกินอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงสูงสุดที่ทางราชการกำหนดจ่ายให้แก่ข้าราชการ ตามพระราชกฤษฎีกา ว่าด้วย ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ ในประเทศหรือต่างประเทศ แล้วแต่กรณี ตามหลักเกณฑ์การเบิกจ่ายในลักษณะเหมาจ่าย ให้ถือว่าค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าว เป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งบุคคลดังกล่าวได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น โดยไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์
(3) ในกรณีบุคคลดังกล่าวได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงในอัตราเกินกว่าอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงตาม (2) และบุคคลดังกล่าวไม่มีหลักฐานมาพิสูจน์ว่าได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้นให้ถือว่าค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งบุคคลนั้นได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น เพียงเฉพาะในส่วนที่ไม่เกินอัตราตาม (2)
ข้อ 2 การเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่ ตามข้อ 1 ต้องมีหลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงานนอกสำนักงานหรือนอกสถานที่จากนายจ้างหรือผู้จ่ายเงินได้ โดยต้องระบุลักษณะงานที่ทำและระยะเวลาในการปฏิบัติงานตามหน้าที่แล้วแต่กรณีด้วย
ข้อ 3 บรรดาระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง หรือคำวินิจฉัยใดที่ขัดหรือแย้งกับคำสั่งนี้ให้เป็นอันยกเลิก
ข้อ 4 คำสั่งนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2539 เป็นต้นไป