Click to rate this post!

[Total: 1 Average: 5]

การจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นนั้น จะเป็นการจดบันทึกโดยการเรียบเรียงตามลำดับ

หลายคนอาจจะยังไม่ค่อยคุ้นกับสมุดรายวันสักเท่าไหร่ แต่สำหรับนักบัญชีแล้ว ย่อมต้องเข้าใจและสามารถใช้งานได้เป็นอย่างดี เพราะสมุดรายวันก็คือสมุดบัญชีที่จะใช้สำหรับทำการจดบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งถือเป็นขั้นแรก โดยการจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นนั้น จะเป็นการจดบันทึกโดยการเรียบเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้าที่เป็นประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น

ซึ่งแบ่งออกเป็นสมุดรายวันเฉพาะกับสมุดรายวันทั่วไป การใช้งานของสมุดรายวันเฉพาะในการทำบัญชี สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) ก็คือสมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้สำหรับทำการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ อย่างสมุดรายวันรับเงิน ถือเป็นสมุดรายวันที่ใช้ในการบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินอย่างการรับรายได้ หรือการรับชำระหนี้ ส่วนสมุดรายวันจ่ายเงิน นับเป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงิน

อย่างการจ่ายค่าใช้จ่ายในการซื้อสินทรัพย์ หรือจ่ายเงินชำระหนี้ การใช้งานสมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันซื้อ ถือเป็นสมุดรายวันเฉพาะที่ใช้สำหรับบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ แต่สำหรับสมุดรายวันขาย คือสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่มีความเกี่ยวข้องกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ส่วนสมุดรายวันส่งคืนสินค้าก็คือสมุดรายวันที่ใช้สำหรับในการบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้า หลังจากที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อ และสมุดรายวันรับคืนสินค้า ก็เป็นสมุดรายวันแบบเฉพาะที่ใช้บันทึกรายการค้าที่มีความเกี่ยวข้องกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อนั่นเอง สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) ก็คือสมุดบัญชีในส่วนของขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่จะใช้สำหรับจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ

ในกรณีที่กิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่หากกิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันแบบเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อสำหรับบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปทำการบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้ ในการกำหนดเลขที่บัญชีหรือที่เรียกว่า ผังบัญชี เป็นการกำหนดอย่างมีระบบ ซึ่งตามมาตรฐานโดยทั่วไปแล้ว เลขที่บัญชีจะถูกกำหนดตามหมวดบัญชี คือ หมวดสินทรัพย์ รหัสบัญชีคือ 1 ,หมวดหนี้สิน รหัสบัญชีคือ 2, หมวดส่วนของเจ้าของ รหัสบัญชีคือ 3 ,หมวดรายได้ รหัสบัญชีคือ 4,หมวดค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีคือ 5 ซึ่งเลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการของแต่ละแห่ง ถ้าหากเป็นกิจการขนาดเล็กที่มีจำนวนบัญชีต่าง ๆไม่มาก ก็อาจจะสามารถเลือกใช้เลขที่บัญชี จำนวน 2 หลัก แต่ถ้าหากเป็นกิจการขนาดใหญ่และมีการทำบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมากก็อาจจะกำหนดเลขที่บัญชีให้มีความหลากหลายหลัก อาจจะเป็น 3 หรือ 4 หลักหรือมากกว่านั้น