ยากไปไหม เมื่อต้อง เปิดบริษัทใหม่ แล้วต้อง ทำบัญชีเอง

          สำหรับเจ้าของกิจการมือใหม่อาจจะบอกว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องที่น่ากลัว และยากมาก ทั้งที่ความจริงๆ แล้วการทำบัญชีเบื้องต้นนั้นไม่ยาก หากเพียงแต่คุณจะเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานอย่างถูกต้อง บวกกับการมีเครื่องมือช่วยทุ่นแรงอย่าง ระบบบัญชีออนไลน์ในการทำงาน ที่จะสามารถทำบัญชีได้เองแบบง่ายๆ เพราะในการทำบัญชีเบื้องต้น สำหรับธุรกิจที่มีขนาดเล็ก หลักๆ จะมี 2 ส่วนที่ต้องคำนึงถึง คือการเปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า และการจดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินซื้อสินค้า เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถทำการบริหารบัญชีซึ่งจะทำให้คุณรู้ได้ว่าเดือนที่ผ่านมามีกำไรสุทธิเท่าไร การบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก หากเปิดเอกสารทุกครั้งเวลามีการขายสินค้า จะทำให้การบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก เพราะมีการบริการออกไป หากคุณเริ่มทำเอกสาร และจัดเก็บให้เป็นระบบก็จะทำให้คุณสามารถสรุปยอดขายได้ ซึ่งการทำบัญชีเบื้องต้นของกิจการใหม่ๆ จะช่วยให้ทราบถึง Cashflow และยอดค้างรับ ของกิจการ โดยส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนทางเงินให้ดีมากขึ้น จากการตัดสินใจจากข้อมูล ที่ไม่ใช่จากความรู้สึกเพียงอย่างเดียว การจัดทำบัญชีจะต้องเตรียม ใบเสนอราคา เป็นการใช้สำหรับเสนอราคาให้กับลูกค้าของกิจการ เพราะส่วนใหญ่หากมีการขายสินค้า หรือบริการให้กับบริษัทใหญ่ๆจำเป็นจะต้องมีขั้นตอนของการทำใบเสนอราคา เพื่อให้ลูกค้าพิจารณา และอนุมัติก่อนทำการสั่งซื้อ  ซึ่งเอกสารนี้จะเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิงให้ทั้งสองฝ่ายเห็นว่า ลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้า หรือบริการ ทำให้ทราบข้อมูลต่างๆ อย่างเช่น จำนวนสินค้า ราคา วันจัดส่ง รวมทั้งวิธีการชำระเงิน ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ การขายสินค้า หรือบริการที่เป็นแบบเงินเชื่อ หรือเครดิต จะมีขั้นตอนการวางบิลเพิ่มขึ้น ซึ่งในการวางบิล เป็นการนำข้อมูลจากใบเสนอราคา หรือใบกำกับภาษี มาจัดการทำการเปลี่ยนหัวเอกสาร ให้เป็นใบวางบิล โดยการวางบิลจะต้องเป็นการแจ้งเตือนให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าทราบว่า เดือนนี้อย่าลืมชำระเงินด้วย บริษัทที่มีขนาดใหญ่ที่มีลูกค้าจำนวนมากจะต้องมีรอบวางบิล และรับเช็ค  โดยข้อมูลในส่วนนี้ขอให้ตั้งใจจำให้ดี เพราะหากพลาดการวางบิล จะทำให้คุณหลุดรอบการวางบิลของเดือนนั้นๆ ส่งผลทำให้ต้องรอไปอีก 30 วัน ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมาก และมีข้อควรระวังเพราะกรมสรรพากรจะกำหนด รายละเอียดและรูปแบบของใบกำกับภาษีว่า จะประกอบด้วย ชื่อ ที่อยู่ สำนักงานสาขา เลขภาษี ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย และมีคำว่าใบกำกับภาษีที่ชัดเจน มีการรันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ ที่สำคัญจะต้องมีทั้งต้นฉบับ และสำเนา ซึ่งระบบบัญชีออนไลน์ จะช่วยอำนวยความสะดวกในส่วนนี้เป็นอย่างมาก เพราะมี แบบฟอร์มมาตรฐาน ที่ถูกต้องตามหลักของสรรพากร  บวกกับระบบการรันเลขอัตโนมัติ ทำให้สามารถเปิดเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และเป็นระบบ ซึ่งบัญชีเบื้องต้น ของบริษัทใหม่คือ “เมื่อมีการจ่ายเงินออกจากบริษัทเวลาใด ก็ให้ทำการจดบันทึกเมื่อนั้น”