3 ลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการ คือ บันทึกบัญชี

ลูกหนี้เงินยืมกรรมการ

ลูกหนี้เงินยืมกรรมการ ( Director loan receivables) หมายถึง การที่บริษัทกรรมการยืมเงินบริษัทไปใช้ ทำให้บริษัทมีสถานะเป็นเจ้าหนี้กรรมการ หรือที่นักบัญชีส่วนใหญ่ เรียกว่า บัญชี “เงินยืมกรรมการ” ทั้งนี้บัญชี ตรงข้ามกับบัญชีนี้ ก็คือ เจ้าหนี้เงินยืมกรรมการ หรือ อีกชื่อ นักบัญชี ส่วนใหญ่เข้าใจกันดีก็คือ เงินให้กู้ยืมกรรมการ 

ข้อแนะนำ เจ้าของกิจการควรแยกให้ออกก่อน ระหว่าง เงินของบริษัท กับเงินส่วนตัว พูดให้เข้าใจง่าย ๆ เมื่อมีรายได้เข้าบริษัท จำนวน 1,000 บาท ลูกค้าโอนให้บริษัท เงินส่วนนี้ต้องเป็นของบริษัท 1,000 บาท ทั้งจำนวน แต่!! เจ้าของกิจการมักจะถอนเงินออกมาใช้ โดยคิดว่าเงินส่วนนี้เป็นของตัวเอง (จะว่าไปมันก็ไม่ผิดนะครับ) ทั้งนี้ควรปรึกษานักบัญชีหรือคนที่เข้าใจเรื่องนี้อย่างแท้จริงครับ เพราะ เป็นบัญชีที่ สามารถแก้ไข้ หรือวางแผนการแก้ไขให้ถูกต้องตามกฎหมายได้หลายทางมาก ๆ 

ลูกหนี้เงินยืมกรรมการเกิดจาก 

สาเหตุที่ทำให้เกิดบัญชีลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการ

1. กรรมการมีการกู้ยืมเงินจากบริษัทจริง
2. กรรมการมีการถอนเงินไปใช้ส่วนตัว
3. ไม่มีเงินมาลงทุนจริงตามทุนที่จดทะเบียนไว้
4. มีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่จ่ายออกไป แต่ไม่มีเอกสารมาทำบัญชี
5. มีเงินหายออกไปจากบัญชี โดยไม่ทราบสาเหตุ
6. มีบัญชีเงินสดจำนวนมากเกินไป ผิดปกติวิสัยของการทำธุรกิจ จึงปรับไว้ที่บัญชีลูกหนี้เงินยืมกรรมการ

ตัวอย่าง ลูกหนี้เงินยืมกรรมการ

1.ผู้ถือหุ้นชำระทุนจดทะเบียนไม่ครบ 

เกิดจากตอนจัดตั้งบริษัท ต้องการมีทุนจดทะเบียนเยอะกว่าเงินที่จริง เพราะตอนที่เราจดตั้งบริษัทแล้วเราก็ต้องมีการชำระทุนจดทะเบียนเข้ามาในบริษัท โดยผู้ถือหุ้นจะต้องมีการชำระเงินเข้ามาตามสัดส่วนของแต่ละคนแต่ปรากฏว่าไม่มีรายการเงินฝากเข้ามาให้ครบตามที่ได้จดทะเบียนไว้กับกระทรวงพาณิชย์ไว้ บัญชีก็จะบันทึกบัญชีตามเอกสารที่ได้มีการจัดระบุไว้

2.กิจการถอนใช้ส่วนตัว

กิจการ ถอนใช้ส่วนตัว แบ่งออกได้ 3 กรณี

กรณีที่ 1 กรรมการถอนเงินไป แต่ไม่มีเอกสารประกอบ

บริษัทอาจลืม หรือทำบิลหายบ้างเมื่อไม่มีบิลมาเพื่อจะมาหักล้างรายการเงินสด หรือเงินฝากธนาคารที่ออกไป ทำให้รายการที่มีการถอนตัวไปไม่มีเอกสารมาเพื่อที่จะให้นักบัญชีล้างยอดที่ถอนออกไป ในการบันทึกบัญชีเอง นักบัญชีก็ต้องเดบิตรายการนี้ เลยเป็นบัญชีลูกหนี้เงินให้กู้ยืมกรรมการไว้ตามกฎหมาย 

กรณีที่ 2 ถอนใช้ส่วนตัว แต่เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ

เป็นกรณีที่บริษัทไม่ได้มีการตั้งค่าใช้จ่ายของกรรมการอย่างชัดเจน ทำให้กรรมการต้องถอนเงินจากบริษัทไปใช้เป็นการส่วนตัว ตัวอย่างเช่นเงินเดือนกรรมการโบนัสค่าแรง ค่าน้ำมันที่ใช้ในการเดินทางไปหาลูกค้า เดินทางไปรับงาน ทำให้กรรมการมีการถอนเงินไปใช้ในกิจการกิจแต่ไม่มีเอกสารมาประกอบ ทำให้นักบัญชีตองลงบัญชีลูกหนี้เงินกูยืมกรรมการบริษัท มันเลยค้างอยู่เยอะ เนื่องจากกรรมการถอนเงินออกไปเป็นก้อน ๆ เพื่อใช้จ่าย

กรณีที่ 3 เป็นการถอนใช้ส่วนตัว โดยไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ

เป็นการที่กรรมการถอนใช้ส่วนตัวจริงๆเช่นการถอนใช้ไปจ่ายค่าเทอมลูกจ่าย ซื้อรถยนต์ส่วนตัว หรือเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่กรรมการสำรองใช้จ่าย โดยไม่เกี่ยวข้องกับกิจการทำให้ต้องลงบัญชีลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการตามกฎหมายกำหนด

ทั้งนี้เมื่อเกิดบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการขึ้นแล้ว กิจการต้องดำเนินการสืบทราบข้อเท็จจริงก่อนว่าผู้ถือหุ้นนำเงินสดไปใช้จริงและเงินสดที่ เหลืออยู่ในกิจการน้อยกว่าในบัญชีจริง หรือเกิดขึ้นจากกรณีใด เช่น ผู้ถือหุ้นยืมเงินของ กิจการไปจริง ซึ่งหากผู้ถือหุ้นมิได้นำเงินมาคืนกิจการก็ล้างออกได้ โดยบันทึกลูกหนี้เงินยืมกรรมการ ตามข้อเท็จจริง และมีหลักฐานการให้กู้ยืมที่ชัดเจน

Dr. ลูกหนี้เงินยืมกรรมการ (จัดประเภทเป็นสินทรัพย์) 

        Cr. เครดิต เงินสด (มีหลักฐานชัดเจนแสดงว่าเงินสดที่อยู่จริงต่ำกว่าเงินสดในบัญชี) 

(ปรับปรุงย้อนหลังหากเป็นการให้ยืมเงินเกิดขึ้นตั้งแต่งวดก่อน)

3 กิจการประกอบธุรกิจมีกำไรแต่ไม่ยอมจ่ายเงินปันผล

เจ้าของกิจการอยานำเงินมาใช้จ่ายส่วนตัว แต่ไม่อยากทำเรื่องจ่ายเงินปันผล เพราะจะทำให้เสียภาษี หัก ณ ที่จ่าย 10% 

ทำอย่างไรเมื่อมีบ้ญชี ลูกหนี้เงินยืมกรรมการ

กฎหมายกำหนดไว้ ตามมาตรา 65 ทวิ (4) กรมสรรพากรกำหนดให้กรณีที่ให้กู้ยืมเงิน โดยไม่มีค่าตอบแทนหรือดอกเบี้ยหรือดอกเบี้ยต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควรเจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจประเมินค่าตอบแทนดอกเบี้ยนั้นให้เป็นตามราคาตลาดในวันที่ให้กู้ยืมเงิน 

หมายเหตุ : อัตตราดอกเบี้ยเงินกู้ยืมกรรมคิดจาก

• กู้ภายในบริษัท    อัตราดอกเบี้ยที่ไม่น้อยกว่าเงินฝากประจำตามที่ธนาคารกำหนด
• กู้ภายนอกบริษัท  อัตราดอกเบี้ยที่ไม่น้อยกว่าดอัตราดอกเบี้ยที่กู้ยืมมา

วิธีแก้ไข้ลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการ

การแก้เงินกู้ยืมกรรมการมักเกิดจากปัญหาที่สะสมมาหลาย ๆ ปีทำไม่สามารถแก้ไข้ได้หมดภายในพริบตาได้ นอกซะจาก กรรมการมีเงินสดมากพอ มีวิธีแก้ ดังนี้

1. จ่ายเงินปันผล เสียภาษี 10 %ให้เรียบร้อย
2. บันทึกค่าใช้ที่เกิดขึ้นให้ครบถ้วน เช่น เงินเดือน ค่าเช่าสถานประกอบการ ค่ารับรองลูกค้า เป็นต้น
3. ลดทุนจดทะเบียนที่เกิดความเป็นจริง ที่อาจเกิดจากการที่บริษัท ทำเรื่องกู้ธนาคาร เป็นต้น
4. ขายสินทรัพย์กรรมเข้าบริษัท เช่า ขายรถที่ซื้อในนามบุคคล ทำให้บันทึกได้ทั้งทรัพย์สิน และ สามารถลงค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

ข้อควรระวัง !! สำหรับกรรมการ หรือเจ้าของกิจการที่มีการถอนเงินออกไปใช้ หรือมีบัญชีลูกหนี้เงินยืมกรรมการที่ปรากฎในงบการเงินเป็นจำนวนมาก เจ้าพนักงานอาจประเมินโดยถือเป็นเงินได้ของกรรมการเพื่อเสียภาษีบุคคลธรรมดา  เนื่องจากมองว่าเป็นการถอนเงินออกไปโดยเจตนาหลีกเลี่ยงภาษี ดังนั้นในการถอนเงินออกมีหลายวิธีที่เสียภาษีถูกต้อง  และไม่เป็นประเด็นให้ต้องถูกประเมินภายหลัง  อาจต้องปรึกษาทางผู้ทำบัญชีเพื่อหาแนวทางต่อไป โดยมีการสื่อสารที่ถูกต้อง ตรงไปตรงมาระหว่างผู้ทำบัญชีและเจ้าของกิจการ เพื่อให้การจัดทำบัญชีและงบการเงินสะท้อนถึงความเป็นจริง ถูกต้องมากที่สุด

สรุป

ลูกหนี้เงินยืมกรรมการ คือ สิทรัพย์ที่อยู่ในรูปแบบของลูกหนี้ เป็นเงินที่กิจการถอนออกจากบัญชีบริษัท ไม่ว่าจะอยุ่ในรูปแบบของเงินสด หรือเงินฝากธนาคาร โดยไม่มีเอกสาร หรือ บิล ใบเสร็จ ใบสำคัญจ่าย มาประกอบ จะถือว่า กรรมการถอนเงินไปใช้ส่วนตัว ไม่ถือเป็นการถอนใช้ในกิจการ หรือ เงินสดในบัญชีมีมากกว่าข้อเท็จจริง เนื่องจากสถานการณ์ ผู้ถือหุ้นยืมเงินของกิจการไปใช้ใน กิจการส่วนตัว แต่ไม่ได้ลงบัญชีเงินให้กู้ยืม และยังมิได้นำเงินสดมาคืน 2 ทุนจดทะเบียนของกิจการไม่ เท่ากับเงินที่ได้รับชำระค่าหุ้นจริง

แก้ไขครั้งสุดท้าย พฤศจิกายน 13, 2022