รับทำบัญชี.COM | วิธีบันทึกแบบแสดงยอดสินค้าคงเหลือต่อเนื่อง?

วิธีบันทึกแบบแสดงยอดสินค้าคงเหลือต่อเนื่อง (Perpetual Inventory Method) หมายถึง การบันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าที่เกิดขึ้นตลอดปีการดำเนินงาน โดยบันทึกทั้งรายการขายสินค้าและการรับส่งคืน ดังนั้นยอดคงเหลือในบัญชีสินค้าคงเหลือ คือ สินค้าที่ยังเหลืออยู่และยังมิได้ขายซึ่งวิธีการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบนี้มีข้อดีตรงที่ ทำให้สามารถทราบยอดคงเหลือของสินค้าได้ตลอดเวลา

การบันทึกแบบแสดงยอดสินค้าคงเหลือต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System) เป็นวิธีการติดตามและบันทึกสินค้าคงเหลือในสต็อกของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง โดยใช้เทคโนโลยีและระบบสารสนเทศเพื่อรักษาความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูลสต็อกสินค้าในเวลาเป็นประจำ วิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือได้ทุกเมื่อและในเวลาเป็นประจำเพื่อลดความผิดพลาดและป้องกันการขาดสินค้าหรือการส่งมอบเกิน

นี่คือขั้นตอนที่ใช้ในการบันทึกแบบแสดงยอดสินค้าคงเหลือต่อเนื่อง

1. การเริ่มต้น ตั้งค่าระบบสารสนเทศและฐานข้อมูลสำหรับการบันทึกสินค้าคงเหลือ ระบบสารสนเทศนี้ควรรวบรวมข้อมูลสินค้าคงเหลือในสต็อกแต่ละรายการเริ่มต้น โดยรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ราคาขาย ราคาทุน หน่วยสินค้า และจำนวนคงเหลือ

2. การบันทึกเมื่อมีธุรกรรม ในขณะที่มีธุรกรรมเกี่ยวกับสินค้า เช่น การรับสินค้าใหม่ การขายสินค้า หรือการโอนสินค้าระหว่างสต็อก ให้ทำการบันทึกทันทีลงในระบบ รายละเอียดของการธุรกรรมควรรวมถึงรหัสสินค้า จำนวนที่เป็นรายการ ราคาขายหรือราคาทุน และวันที่ของธุรกรรม

3. การปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ ระบบสารสนเทศจะคำนวณยอดสินค้าคงเหลือโดยอัตโนมัติหลังจากทุกรายการธุรกรรม ระบบจะลดหรือเพิ่มยอดสินค้าคงเหลือตามจำนวนที่ถูกบันทึกในแต่ละธุรกรรม นี่เป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อรักษาความถูกต้องของข้อมูล

4. การรายงาน ระบบสารสนเทศสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือในสต็อกได้ทุกเมื่อ รายงานเหล่านี้สามารถใช้ในการตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือ การวิเคราะห์การขาย และการวางแผนการสั่งซื้อสินค้า

5. การตรวจสอบและปรับปรุง ในบางกรณี การตรวจสอบสต็อกจริง ๆ อาจจำเป็น เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ถูกบันทึกและยืนยันว่าสินค้าคงเหลือในสต็อกตรงกับระบบ หากมีความแตกต่าง จะต้องปรับปรุงรายการสินค้าคงเหลือในระบบให้ถูกต้อง

การใช้ระบบแสดงยอดสินค้าคงเหลือต่อเนื่องช่วยให้ธุรกิจมีการควบคุมและบริหารจัดการสต็อกได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ นอกจากนี้ยังช่วยลดความสูญเสียในการเงินและทรัพยากรสินค้าในระยะยาว ควรรับรู้ว่าระบบแสดงยอดสินค้าคงเหลือต่อเนื่องนี้ต้องมีการดูแลรักษาและการอบรมให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อให้การบันทึกข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน