เคล็ดลับการควบคุมบัญชี

หากสามารถปฏิบัติได้กว่าครึ่งของทั้งหมดก็จะช่วยป้องกันการทุจริตและควบคุมสินค้าคงเหลือ

บัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นบัญชีที่ค่อนข้างควบคุมลำบากในทางปฏิบัติ เพราะรายละเอียดมากมาย เมื่อเจ้าหน้าที่กรม สรรพากรเรียกตรวจสอบบัญชีนี้ ส่วนใหญ่มักจะเจอเหตุการณ์ที่ สินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงแต่ไม่ตรงกับตัวเลขในบัญชี ทำให้นำไปสู่การเสียเบี้ยปรับทางภาษี ใครที่ทำธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป และผลิตสินค้าเพื่อขาย เป็นธุรกิจที่จะต้องมีสินค้าคงเหลืออย่างแน่นอน บัญชีสินค้าคงเหลือมีอะไรบ้าง บัญชีสินค้าคงเหลือก็คือวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตสินค้าสำหรับ ธุรกิจผลิตสินค้า ,สินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิตแต่ยังเสร็จไม่สมบูรณ์, สินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วและรอการขาย หรือสินค้าที่ซื้อมาเพื่อรอการจำหน่าย ซึ่งยังรวมถึงอะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลืองที่ไว้ใช้งาน อย่างวัสดุสำนักงาน และ วัสดุโรงงาน ซึ่งสินค้าคงเหลือของแต่ละกิจการ จะมีความแตกต่างกันออกไป ทั้งขนาด รูปร่าง ใหญ่ เล็ก ทำให้การควบคุมและจัดเก็บอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้โดยง่าย หากไม่มีการวางแผนการเพื่อควบคุมไว้อย่างรัดกุม วิธีการควบคุมบัญชีสินค้าคงเหลือ เมื่อได้รับสินค้าจะต้องมีบุคคลากรของหน่วยงานฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่แยกออกจากฝ่ายบัญชี ฝ่ายคลังสินค้าหรือฝายจัดซื้อ เพื่อทำหน้าที่ในการตรวจนับและตรวจสอบสินค้าที่ได้รับ และจะต้องมีการออกใบรับสินค้าซึ่งมีสำเนาส่งไปยังส่วนงานที่เกี่ยวข้องคือ แผนกคลังสินค้า, แผนกจัดซื้อ ,แผนกบัญชี, และแผนกที่ทำการตรวจรับสินค้าเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยผู้ควบคุมสินค้าคงเหลือสำหรับการเบิกจ่าย จะต้องเป็นผู้รักษากุญแจและมีหัวหน้างานคอยควบคุมอีกชั้น หากมีการนำของออกจากคลังสินค้าจะต้องมีใบเบิก หรือใบส่งของหรือ ใบกำกับภาษีทุกครั้ง และตรวจสอบข้อมูลทางบัญชีอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการรับสินค้าเข้าหรือจ่ายออกจากคลังสินค้า โดยการตรวจนับสินค้าควรทำมากกว่า 1 ครั้งต่อปี ต่อหน้าเจ้าหน้าที่แผนกคลังสินค้าที่รับผิดชอบโดยตรงในการควบคุมพร้อมๆ ไปกับแผนกบัญชี เพื่อเป็นการตรวจสอบยืนยันกันทั้ง 2 ส่วนงาน และจะต้องลงนามในรายงานการตรวจนับและจัดทำรายละเอียดรวมถึงสรุปจำนวนหน่วยและจำนวนเงินของสินค้าที่ตรวจนับได้ และรายการแยกราคาต่อหน่วย ประเภทของสินค้า และยอดรวมทั้งหมด หากสินค้าคงเหลือ มีตำหนิหรือเกิดการชำรุด เสียหาย จะต้องทำการตรวจสอบและจัดทำรายงาน ประเภท จำนวนและความเสียหายที่เกิดขึ้นทันที เมื่อสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับตัวเลขบัญชี เมื่อตรวจนับสินค้าแล้วพบว่าสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับตัวเลขทางบัญชี จะต้องทำรายงานถึงผลแตกต่าง และขออนุมัติผู้บริหารเพื่อทำการปรับปรุงตัวเลขให้สินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงเท่ากับตัวเลขที่ปรากฏทางบัญชี จะต้องทำการตรวจสอบถึงสาเหตุเพราะอาจเกิดจากการทุจริตภายในองค์กร ซึ่งรายงานสินค้าคงเหลือที่ฝ่ายบัญชีต้องจัดทำคือ สินค้าหมุนเวียนช้า, สินค้าล้าสมัย สินค้าชำรุด ,สินค้าเกินปริมาณสูงสุดและน้อยกว่าจุดต่ำสุดที่กำหนดไว้ การควบคุมบัญชีสินค้าคงเหลืออาจมีความแตกต่างกันไปแต่ละธุรกิจ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะและประเภทของสินค้า หากสามารถปฏิบัติได้กว่าครึ่งของทั้งหมดก็จะช่วยป้องกันการทุจริตและควบคุมสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงให้จำนวนเงินได้ตรงกับข้อมูลทางบัญชีได้มากที่สุด