เอกสาร ที่จำเป็นของ กิจการ

+++เอกสารการเบิกจ่ายเงินภายในกิจการ กิจการทุกกิจการที่จัดตั้งขึ้นมาจำเป็นที่จะต้องมีรูปแบบฟอร์มเอกสารของกิจการเอง ซึ่งเป็นเอกสารที่กิจการเป็นผู้ออกรูปแบบเอง เพื่อให้ใช้งานตรงกับความต้องการและสะดวกในการประสานงาน เช่น
(1). (ใบเบิกเงิน/ใบขออนุมัติเบิกเงิน) เมื่อพนักงานของกิจการมีความประสงค์จะเบิกเงินไปจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ตามระเบียบของกิจการ เช่น ค่าเลี้ยงรับรอง/ค่าพาหนะ/ค่าเบี้ยเลี้ยง ให้ผู้เบิกจัดทำ “ใบเบิกเงิน/ใบอนุมัติเบิกเงิน” ยื่นให้หัวหน้าหรือผู้จัดการแผนกของตนเป็นผู้อนุมัติ แล้วนำใบเบิกจ่ายไปขอเบิกเงินที่ฝ่ายการเงินของกิจการ ฝ่ายการเงินจะต้องตรวจสอบอำนาจอนุมัติใบเบิกเงินว่าเป็นไปตามระเบียบของกิจการหรือไม่ หากถูกต้องให้จัดทำใบสำคัญจ่ายให้หัวหน้าการเงินเซ็นอนุมัติจ่ายได้
(2). (ใบรับเงิน) ในกรณีที่กิจการได้จ่ายเงินให้กับบุคคลภายนอกที่ได้ขายสินค้าหรือบริการให้แก่กิจการ แต่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้แก่กิจการได้ กิจการอาจเลือกจัดทำใบรับเงิน ขึ้นเองและกรอกรายละเอียด ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและอาจขอสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน เพื่อบันทึกเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินจากกิจการจริง เป็นการพิสูจน์ผู้รับเงินว่ารับเงินจริง
(3). (ใบรับเช็ค) เป็นเอกสารภายในที่กิจการทำขึ้น เพื่อออกเป็นหลักฐานให้กับลูกค้าในกรณีที่ลูกค้าได้มีการจ่ายเป็นเช็คล่วงหน้า เป็นเช็คที่ยังไม่ถึงกำหนด กิจการไม่ควร ออกใบรับเงินหรือ ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า แต่ให้ออกใบรับเช็คแทน ต่อเมื่อเช็คสามารถขึ้นเงินได้แล้วจึงออกใบเสร็จรับเงินและส่งให้ลูกค้าเป็นหลักฐานการรับเงิน
(4). (ใบเบิกเงินทดรองจ่าย/ใบคืนเงินทดรองจ่าย) ในบางครั้งกิจการมีความจำเป็นเร่งด่วนหรือเร่งรีบที่จะต้องซื้อสิ่งของต่างๆ ที่รอไม่ได้ จึงกำหนดให้มีการเบิกเงินก่อนเพื่อนำไปจ่ายค่าใช้จ่ายดังกล่าว และเมื่อได้สิ่งของตามต้องการแล้ว ก็จะนำบิลใบเสร็จของที่ซื้อมาหรือใช้บริการมาเคลียร์ต่อฝ่ายการเงิน หากเงินเหลือก็คืนหากค่าใช้จ่ายสูงเกินกว่าที่ขอเบิก ก็ให้เบิกเงินเพิ่มเติมจากส่วนที่ขาดไปโดยปกติจะให้เคลียร์รายการภายใน 3-7 วัน ยกเว้นกรณีไปต่างจังหวัดอาจได้เป็น 1 เดือน