ตัวอย่างบันทึกเงินสดย่อย 9 บันทึกบัญชี Flow วิธีบันทึกเงินสด?

ควบคุมภาย จ่ายเงินสดย่อย

“เงินสดย่อย” (Petty Cash) เป็นจำนวนเงินที่บริษัทหรือองค์กรจัดสรรไว้เพื่อใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายที่ไม่ใหญ่มากและไม่ควรต้องใช้เช็คหรือการโอนเงินแบบใหญ่ ๆ งินสดย่อยมักถูกจัดเก็บในลิ้นชักเงินสดย่อยหรือกล่องเงินสดย่อยที่อยู่ในที่ปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้ง่าย ๆ เพื่อให้การจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการดำเนินกิจกรรมประจำวันขององค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วและสะดวก โดยไม่ต้องใช้กระบวนการทางการเงินที่ซับซ้อน

การใช้งินสดย่อยมักจะมีขั้นตอนการอนุมัติและบันทึกข้อมูลเพื่อให้การใช้งานมีความควบคุมและความโปร่งใส ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

1. การจัดสรรเงินสดย่อย กำหนดจำนวนเงินสดย่อยที่จะจัดสรรให้กับแต่ละบุคคลหรือแผนก โดยปกติจะมีผู้รับผิดชอบการจัดการเงินสดย่อย เช่น เจ้าหน้าที่การเงินหรือเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบทางการเงิน
2. การรับเงินสดย่อย เงินสดย่อยจะถูกจ่ายมาที่บุคคลหรือแผนกที่มีความจำเป็นในการใช้งาน และบุคคลหรือแผนกนั้นจะต้องรับเงินสดย่อยจากลิ้นชักหรือกล่องเงินสดย่อย
3. การบันทึกข้อมูล การจ่ายเงินสดย่อยจะต้องถูกบันทึกอย่างถูกต้อง โดยระบุวัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน จำนวนเงินที่จ่าย และรายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง เช่น เจ้าหน้าที่ที่รับเงินสดย่อย วันที่ และรายละเอียดค่าใช้จ่าย
4. การอนุมัติ ค่าใช้จ่ายที่ใช้งานโดยเงินสดย่อยควรจะได้รับการอนุมัติจากผู้รับผิดชอบหรือผู้มีอำนาจในการอนุมัติก่อนที่จะจ่ายเงิน
5. การสรุปรายการ สิ้นวันหรือสิ้นงวดเวลาที่กำหนด เงินสดย่อยควรถูกสรุปรายการ และค่าใช้จ่ายที่ใช้งานจะถูกบันทึกและรายงานให้ผู้รับผิดชอบหรือแผนกทางการเงิน เพื่อเตรียมการสรุปรายการให้สมบูรณ์
6. การเติมเงิน เมื่อเงินสดย่อยในลิ้นชักหรือกล่องเงินสดย่อยน้อยลงและต้องการเติมเงิน มักจะมีกระบวนการที่กำหนดเพื่อเติมเงินสดย่อยเพิ่มเข้ามาในลิ้นชักหรือกล่อง

เงินสดย่อยมีประโยชน์ในการจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการดำเนินกิจกรรมประจำวันขององค์กรอย่างรวดเร็ว และเป็นเครื่องมือทางการเงินที่สำคัญในการควบคุมรายจ่ายที่ไม่ใหญ่มาก การบันทึกและการควบคุมเงินสดย่อยอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อป้องกันการใช้งินสดย่อยในทางที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ถูกต้อง

การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การจ่ายเงินสดย่อย

1. มีเพียงบุคคลเดียวรับผิดชอบวงเงินแต่ละวง ถ้าจำเป็นต้องมีหลายวง จะต้องเก็บไว้ในลักษณะที่สะดวกแก่การตรวจสอบแต่ละวงเงิน
2. มีการทำเครื่องหมาย “จ่ายเงินแล้ว” บนหลักฐานประกอบทุกฉบับ เพื่อป้องกันการนำมาใช้อีก
3. เมื่อมีการจ่ายเงินต้องมีใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
4. การเบิกเงินทดแทนวงเงินสดย่อย จะต้องทำโดยผู้รักษาเงินสดย่อย
5. มีการอนุมัติโดยผู้ที่มีอำนาจ
6. ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงวงเงินสดย่อย จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ
7. การเบิกเงินทดแทนจำต้องทำโดยการออกใบสำคัญจ่ายเช็ค