บันทึกบัญชีลูกหนี้ – ความเข้าใจที่ถูกต้อง เพื่อบริหารการเงินธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ
บทนำ
การบันทึกบัญชีลูกหนี้ เป็นกระบวนการสำคัญในระบบบัญชีของธุรกิจทุกประเภท โดยเฉพาะธุรกิจที่ขายสินค้า/บริการแบบ “เครดิต” ซึ่งหมายถึงการให้ลูกค้ารับสินค้าไปก่อนและชำระเงินภายหลัง การเข้าใจวิธีบันทึกบัญชีลูกหนี้อย่างถูกต้อง จะช่วยให้ผู้ประกอบการ บริหารสภาพคล่องทางการเงินได้ดีขึ้น และป้องกันความเสี่ยงจากหนี้เสีย
บัญชีลูกหนี้ คืออะไร
บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) คือยอดเงินที่ธุรกิจมีสิทธิ์เรียกเก็บจากลูกค้าในอนาคต โดยเกิดจากการขายสินค้า/บริการแบบไม่รับเงินสดทันที เมื่อลูกค้าชำระเงิน ธุรกิจจึงรับรู้เงินสดและลดบัญชีลูกหนี้ลง
ตัวอย่าง: บริษัท A ขายสินค้าให้ลูกค้า B มูลค่า 50,000 บาท โดยให้เครดิต 30 วัน ในวันที่ขายจะบันทึกเป็นบัญชีลูกหนี้ 50,000 บาท และเมื่อได้รับเงินจะบันทึกกลับเข้าบัญชีเงินสด
การบันทึกบัญชีลูกหนี้ (ตามหลักการบัญชีคู่)
| วันที่ | รายการ | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|---|
| 1 มิ.ย. 2568 | ลูกหนี้การค้า | 50,000 บาท | รายได้จากการขาย 50,000 บาท |
| 30 มิ.ย. 2568 | เงินสด / เงินฝากธนาคาร | 50,000 บาท | ลูกหนี้การค้า 50,000 บาท |
✅ บันทึกครั้งแรกเพื่อรับรู้รายได้และสร้างลูกหนี้ / บันทึกครั้งที่สองเมื่อได้รับเงิน
เปรียบเทียบ: ลูกหนี้ vs เจ้าหนี้
| หัวข้อ | ลูกหนี้ | เจ้าหนี้ |
|---|---|---|
| ความหมาย | เงินที่ลูกค้าค้างชำระแก่ธุรกิจ | เงินที่ธุรกิจค้างชำระให้ผู้ขาย |
| ลักษณะบัญชี | สินทรัพย์หมุนเวียน | หนี้สินหมุนเวียน |
| การบันทึกบัญชี | เดบิตเมื่อลูกค้าเป็นหนี้ | เครดิตเมื่อเราค้างชำระเจ้าหนี้ |
ความสำคัญของการบันทึกบัญชีลูกหนี้ที่ถูกต้อง
-
🔍 ช่วยตรวจสอบความเคลื่อนไหวของลูกค้าแต่ละราย
-
💡 เป็นข้อมูลพื้นฐานในการติดตามหนี้และวางแผนกระแสเงินสด
-
📊 ใช้ประกอบการตัดสินใจให้เครดิต และประเมินความเสี่ยงหนี้เสีย
เชื่อมโยงกับกฎหมายและมาตรฐานบัญชี
การบันทึกบัญชีลูกหนี้ควรเป็นไปตาม มาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS) และหลักการที่สรรพากรยอมรับ
🔗 อ้างอิง: กรมสรรพากร – แนวปฏิบัติทางบัญชีที่ยอมรับได้
Q&A – คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีลูกหนี้
Q1: หากลูกค้าจ่ายเงินล่าช้า จะบันทึกบัญชีอย่างไร?
A: ไม่ต้องปรับปรุงบัญชีลูกหนี้จนกว่าจะได้รับเงิน แต่สามารถตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญได้ หากเกินระยะเวลาที่กำหนด
Q2: ต้องบันทึกลูกหนี้รายตัวหรือรวมยอดได้หรือไม่?
A: เพื่อการควบคุมที่ดีควรบันทึกรายชื่อลูกหนี้รายบุคคลใน บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ และสรุปยอดรวมในบัญชีใหญ่
Q3: ลูกหนี้ที่ไม่มีความหวังจะเก็บได้ ควรจัดการอย่างไร?
A: สามารถ ตัดหนี้สูญ ได้ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายภาษีกำหนด เช่น ลูกหนี้ล้มละลาย หรือไม่สามารถติดต่อได้เป็นระยะเวลาหนึ่ง
สรุป
การบันทึกบัญชีลูกหนี้ เป็นหัวใจสำคัญของการควบคุมทางการเงินในธุรกิจที่ขายแบบเครดิต การเข้าใจหลักการและปฏิบัติอย่างถูกต้องจะช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลทางบัญชีที่ เชื่อถือได้ ช่วยในการบริหารความเสี่ยงทางการเงิน และรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอกได้อย่างมั่นใจ
หากต้องการแนวทางเพิ่มเติมเกี่ยวกับบัญชีหรือการวางระบบควบคุมภายใน คุณสามารถศึกษาจากเว็บไซต์ของ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ เพื่อความรู้ที่ถูกต้องตามมาตรฐานสากล
