ตรวจนับสินค้าคงเหลือ
วิธีกาตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างน้อยทีละครั้งเพื่อนใช้เป็นข้อมูลพื้นฐาน
โดยปกติ กิจการจะกำหนดวิธีกาตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างน้อยทีละครั้งเพื่อนใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการจัดทำงบการเงินและเพื่อนให้แน่ใจในความเชื่อถือของระบบควบคุมสินค้าคงเหลือของกิจการ การตรวจนับสินค้าคงเหลือจึงขึ้นอยู่กับกิจการที่จะมีการวางแผนการตรวจนับสินค้าอย่างไรซึ่งผู้ทำบัญชีจะรับบทบาทหน้าที่ในการวางแผนการตรวจนับสินค้าคงเหลือว่า จะนับปีละครั้ง หรือจะนับกี่ครั้งต่อปี หรือจะตรวจนับแบบหมุนเวียน และจะต้องทำหน้าที่ประสานงานแจ้งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับทราบ ได้แก่ คลังสินค้า ผู้สอบบัญชี เรื่องที่จะต้องวางแผนในการตรวจนับสินค้าจะครอบคลุมในเรื่อง
- การออกแบบและวิธีการปฏิบัติวิธีการตรวจนับ
- การควบคุมภายในสินค้าคงเหลือขณะตรวจนับ
- กำหนดวันเวลาของการตรวจนับสินค้าคงเหลือ
- สถานที่จัดเก็บสินค้าคงเหลือที่จะทำการตรวจนับ มีสถานที่กี่แห่ง อยู่ที่เดียวกันหรือห่างไกล
- ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในการตรวจนับหรือไม่
- บุคลากรที่จะทำหน้าที่ตรวจนับจากหน่วยงานใดบ้าง และจำนวนบุคลากรที่ร่วมในการตรวจนับ
การวางแผนการตรวจนับสินค้าจะช่วยให้การตรวจนับทำได้อย่างมีปะสิทธิภาพและที่สำคัญผู้จัดทำบัญชีควรได้ทราบว่าในการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีจะมีการประเมินแผนการตรวจนับและวิธีการตรวจนับของกิจการที่ใช้ในการบันทึกและการตวบคุมผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือของกิจการ เมื่อวางแผนกำหนดการตรวจนับแล้วต้องแจ้งำหนดการตรวจนับให้ผู้สอบบัญชีทราบเพื่อนส่งผู้ช่วยหรือผู้สอบบัญชีเข้าร่วมสังเกตุการณ์ตรวจนับ การแจ้งควรจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิง
แหล่งอ้างอิง เอกสารภาษีอากร (ธรรมนิติ)
การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารสต็อกสินค้าของธุรกิจ เป้าหมายหลักของการตรวจนับคือการตรวจสอบว่าสินค้าที่ระบุในบัญชีสต็อกตรงกับสินค้าที่มีจริงในคลังสินค้า นี่คือขั้นตอนที่สามารถทำเพื่อดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงเหลือ
- เตรียมตัว
- กำหนดวันและเวลาที่เหมาะสมในการตรวจนับสินค้า เลือกวันที่ไม่มีกิจกรรมส่งออกหรือรับเข้าสินค้าเพิ่มเติม
- ระบุบุคคลหรือทีมที่จะรับผิดชอบในการตรวจนับ
- เตรียมเอกสาร
- จัดเตรียมเอกสารที่จำเป็น เช่น รายการสินค้าคงเหลือ, แบบฟอร์มตรวจนับ, และเครื่องมือที่ใช้ในการตรวจสอบ เช่น ปากกา, สมุดบันทึก, แท็กบาร์โค้ด, และเครื่องนับ
- การตรวจสอบสินค้า
- เริ่มต้นการตรวจนับสินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้า ตรวจสอบจำนวนและคุณภาพของสินค้า
- ใช้รหัสบาร์โค้ดหรือหมายเลขรหัสสินค้าเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและความตรงกับเอกสารบัญชี
- รายงานผล
- รายงานจำนวนสินค้าที่ตรวจนับและความแตกต่างระหว่างจำนวนที่ตรวจนับได้กับจำนวนในบัญชีสต็อก
- รายงานข้อมูลเกี่ยวกับความเสียหายหรือความผิดพลาด (หากมี) ที่พบระหว่างการตรวจสอบ
- แก้ไขความผิดพลาด
- หากพบความผิดพลาดในการตรวจนับ เช่น สินค้าขาดหาย เอกสารบัญชีหาย หรือความไม่ถูกต้องในจำนวน ให้ระบุและดำเนินการแก้ไขตามนโยบายของบริษัท
- การปรับปรุงบัญชีสต็อก
- อัปเดตบัญชีสต็อกโดยบันทึกผลการตรวจนับลงในระบบบัญชี
- ปรับปรุงค่าสินค้าคงเหลือในบัญชีสต็อกให้ตรงกับผลการตรวจนับ
- รายงานและการตรวจสอบอื่น ๆ
- สร้างรายงานสรุปผลการตรวจนับสินค้า
- ดำเนินการตรวจสอบสินค้าที่มีค่าสูงหรือเป็นสินค้าสำคัญเพิ่มเติม (ABC Analysis)
- การทำความสะอาดและการจัดเก็บใหม่
- หลังจากการตรวจนับเสร็จสิ้น, ควรทำความสะอาดคลังสินค้าและจัดเก็บสินค้าใหม่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นกระบวนการที่จำเป็นเพื่อความถูกต้องในบัญชีสต็อกและการบริหารจัดการสินค้า นอกจากนี้ยังช่วยในการตรวจสอบการทำธุรกรรมและการปรับปรุงความเสี่ยงทางการเงินขององค์กรได้อีกด้วย
