เงินฝากธนาคารและในสมุดของกิจการให้ตรงกันเสมอย่อมเป็นผลดีและถูกต้อง
งบกระทบยอดเงินฝากธนาคารเป็นอีกหนึ่งงบที่มีความสำคัญและไม่ควรละเลย ควรเอาใจใส่และตรวจดูอยู่เสมอว่าเงินฝากในธนาคารกับยอดที่บันทึกบัญชีในสมุดเท่ากันหรือไม่ หากไม่เท่ากันก็ให้ทำการแก้ไขโดยการหาสาเหตุหรือที่มาว่าเหตุใดจึงมียอดไม่เท่ากัน ในการทำบัญชีนั้น หากกิจการมีการนำเงินไปฝากธนาคารหรือถอนเงินจากธนาคาร หรือมีการสั่งจ่ายเจ้าหนี้ด้วยเช็ค ซึ่งเกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชีและการทำงบกระทบยอดเงินฝากเพื่อพิสูจน์ว่าเงินในบัญชีเงินฝากธนาคารกับจำนวนเงินคงเหลือที่เราบันทึกบัญชีไว้นั้นตรงกันหรือไม่ ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารกันก่อน งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร กิจการหลายแห่งมีมาตรการในควบคุมเงินสด โดยให้นำเงินที่ได้รับในแต่ละวันฝากเข้าธนาคารทุกวัน หากมีการจ่ายเงินเกินกว่าวงเงินที่กำหนดตามระเบียบของกิจการนั้น ๆ ให้จ่ายเป็นเช็ค ด้วยเหตุนี้ จึงมีความจำเป็นต้องมีการเปรียบเทียบเงินฝากธนาคารกับเช็คที่สั่งจ่ายว่าตรงกับบัญชีเงินฝากของธนาคารกับสมุดบัญชีของกิจการหรือไม่ หากไม่ตรงกันต้องหาสาเหตุ ด้วยการจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เพื่อปรับปรุงบัญชีเงินฝากธนาคารและยอดบันทึกบัญชีในสมุดให้มียอดเงินที่ถูกต้องตรงกัน สาเหตุของความไม่เท่ากันของยอดเงิน เมื่อคุณได้รับเอกสารใบแจ้งยอดของธนาคารแล้วพบว่ายอดไม่เท่ากับที่ลงไว้ในสมุด คุณต้องหาสาเหตุซึ่งสาเหตุที่ทำให้ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารกับสมุดบัญชีของกิจการไม่เท่ากับใบแจ้งยอดของธนาคาร คือหนึ่ง เป็นรายการที่กิจการบันทึกบัญชีแล้ว แต่ธนาคารยังไม่ได้บันทึกบัญชี อาทิ เงินฝากระหว่างทาง เช็คค้างจ่าย เช็คคืน เป็นต้น สองรายการที่ธนาคารบันทึกบัญชีแล้ว แต่กิจการยังไม่บันทึกบัญชี เช่น การเรียกเก็บเงินตามตั๋วเงิน ค่าธรรมเนียมธนาคาร หรือรายการที่มีการบันทึกบัญชีไว้ผิดพลาดทั้งฝั่งธนาคารและฝั่งของกิจการเอง รายการที่กิจการบันทึกไว้ผิดพลาด เช่น บันทึกฝากเงินสูงหรือต่ำไป บันทึกถอนเงินสูงหรือต่ำไป ส่วนรายการที่ธนาคารบันทึกไว้ผิดพลาด เช่น บันทึกฝากเงินสูงหรือต่ำไป บันทึกถอนเงินไว้สูงไป การนำเช็คจ่ายของผู้อื่นมาหักบัญชีของเรา (กิจการ) และการบันทึกถอนเงินไว้ต่ำไป เป็นต้น
ขั้นตอนการพิสูจน์งบเงินฝากธนาคาร
1.ให้เปรียบเทียบยอดดุลต้นงวดในสมุดเงินสดกับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารว่ามีเท่ากันหรือไม่ หากไม่เท่ากันให้ย้อนไปดูงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารงวดที่ผ่านมาว่ามียอดใดที่กระทบแล้วตรงกันและยอดใดที่ไม่ตรงกัน
2.เทียบรายการในสมุดเงินสดกับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารทั้งทางด้านเดบิตและเครดิต โดยด้านเดบิตของสมุดเงินสดเทียบกับด้านเครดิตของใบแจ้งยอดธนาคาร และด้านเครดิตของสมุดเงินสดเทียบกับด้านเดบิตของใบแจ้งยอดธนาคาร หากมีรายการใดที่ตรงกันให้ทำเครื่องหมายไว้
3.นำรายการที่แตกต่างกันในข้อ 2 มาหาสาเหตุเพื่อจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารต่อไป การหมั่นตรวจดูยอดเงินในบัญชีเงินฝากธนาคารและในสมุดของกิจการให้ตรงกันเสมอย่อมเป็นผลดีและถูกต้องตามหลักในการจัดทำบัญชี
