ประเภทของบัญชีที่บริษัทต้องทำ
บริษัทจะต้องทำบัญชีหลายประเภทเพื่อบันทึกและติดตามการเงินและกิจกรรมทางการเงินต่าง ๆ ดังนี้
- บัญชีทั่วไป (General Ledger Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกรายการการเงินและกิจกรรมทางการเงินทั่วไปของบริษัท ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินทรัพย์ถาวร บัญชีทุน ฯลฯ
- บัญชีสินทรัพย์ (Asset Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกสินทรัพย์ของบริษัท เช่น สินทรัพย์คงเหลือ อาคารและสิ่งก่อสร้าง รถยนต์ อุปกรณ์เครื่องมือ ฯลฯ
- บัญชีหนี้สิน (Liability Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกหนี้สินและหนี้เงินกู้ของบริษัท เช่น หนี้สินค้า หนี้เงินกู้ หนี้สินที่ต้องชำระ ฯลฯ
- บัญชีส่วนของผู้ถือหุ้น (Equity Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกส่วนของผู้ถือหุ้นและกำไรขาดทุนของบริษัท เช่น ทุนจดทะเบียน ทุนที่เรียกเก็บ กำไรสะสม ฯลฯ
- บัญชีรายรับ (Revenue Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกรายได้ของบริษัท เช่น รายได้จากการขายสินค้า การให้บริการ รายได้จากการลงทุน ฯลฯ
- บัญชีรายจ่าย (Expense Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกรายจ่ายของบริษัท เช่น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ ค่าจ้างงาน ค่าเช่า ค่าสื่อสาร ฯลฯ
- บัญชีสะสมขาดทุน (Accumulated Loss Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกสะสมขาดทุนหรือกำไรขาดทุนสะสมของบริษัท
- บัญชีภาษี (Tax Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษีที่ต้องชำระและภาษีที่ถูกหัก หรือเงินคืนภาษี
- บัญชีสินทรัพย์ไม่มีรูปแบบ (Intangible Asset Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกสินทรัพย์ที่ไม่มีรูปแบบเช่น สิทธิการใช้งานแบรนด์ สิทธิบัตร ฯลฯ
- บัญชีส่วนเงินลงทุน (Investment Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกการลงทุนทางการเงินของบริษัทในหลายรูปแบบ เช่น การซื้อหุ้น การซื้อพันธบัตร การซื้อทรัพย์สินทางการเงิน ฯลฯ
- บัญชีรับเงินล่วงหน้า (Prepaid Expense Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกรับเงินล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เช่น ค่าประกัน ค่าใช้จ่ายโฆษณา ฯลฯ
- บัญชีรายการปรับ (Adjusting Entry Accounts) บัญชีที่ใช้บันทึกรายการปรับทางการเงินที่ต้องทำก่อนสร้างงบทดลองและงบการเงิน เช่น การตรวจสอบค่าเสื่อมราคา การบันทึกรายได้ที่ยังไม่ได้รับเงิน ฯลฯ
นี่เป็นเพียงบางส่วนของประเภทของบัญชีที่บริษัทจะต้องทำขึ้นเพื่อบันทึกและจัดการกิจกรรมทางการเงินของตนในทุกๆ ด้านและมุ่งเน้นไปยังการรักษาความถูกต้องและความชัดเจนในการบริหารการเงินของบริษัท
บัญชีบริษัท มีอะไรบ้าง
บัญชีบริษัทเป็นระบบที่ใช้ในการบันทึกและติดตามทรัพยากรทางการเงินของบริษัท มันช่วยให้คุณสามารถเข้าใจและควบคุมการเงินของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือบางส่วนของบัญชีบริษัทที่สำคัญ
- สมุดรายวัน บันทึกการทำธุรกรรมทางการเงินในแต่ละวัน รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับรายรับและรายจ่ายของบริษัท นี่เป็นข้อมูลเบื้องต้นที่ใช้ในการจัดทำรายงานการเงินต่าง ๆ
- งบทดลอง เป็นการจัดทำรายงานการเงินที่สร้างขึ้นเพื่อประเมินผลกระทบทางการเงินจากสถานการณ์ต่าง ๆ ก่อนที่จะเกิดขึ้น เช่น การลงทุนใหม่ แผนการขยายธุรกิจ ฯลฯ
- งบทดลองบทพิสูจน์ เป็นการเปรียบเทียบรายได้และรายจ่ายจริงกับงบทดลอง เพื่อวัดว่าความแตกต่างระหว่างข้อมูลทางการเงินที่คาดหวังกับข้อมูลที่เกิดขึ้นจริง
- งบการเงิน เป็นรายงานทางการเงินที่แสดงสถานะการเงินของบริษัทในขณะใด รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับทรัพยากรทางการเงินต่าง ๆ อาทิเช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของผู้ถือหุ้น กำไรขาดทุน ฯลฯ
- งบสดุคลัง รายงานที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือในคลังของบริษัท รวมถึงมูลค่าของสินค้าเหล่านี้
- งบเงินสดและรายการลูกหนี้ รายงานที่แสดงยอดเงินสดและรายการลูกหนี้ที่บริษัทคืนไม่ได้จากลูกค้า
- งบบัญชีค่าใช้จ่าย รายงานที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับรายจ่ายทั้งหมดของบริษัท รวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าจ้างงาน ค่าเช่า ค่าพันธบัตร ฯลฯ
- รายงานภาษี รายงานที่ต้องส่งให้กับหน่วยงานภาษี เพื่อรายงานข้อมูลเกี่ยวกับภาษีที่ต้องชำระ
- งบต้นทุนขาย รายงานที่แสดงค่าต้นทุนในการผลิตสินค้าหรือบริการ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการวิเคราะห์กำไรขาดทุน
- รายงานสถิติและการวิเคราะห์ รายงานที่ช่วยในการวิเคราะห์และประเมินประสิทธิภาพทางการเงินของบริษัท รวมถึงการทำนายแนวโน้มในอนาคต
นี่เป็นเพียงบางส่วนของรายงานและการบัญชีที่สำคัญสำหรับบริษัท แต่บัญชีบริษัทสามารถกำหนดขึ้นใหม่ตามความต้องการและลักษณะของธุรกิจของคุณด้วย
ตัวอย่าง การทำบัญชีบริษัท
เพื่อให้คุณมีความเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับการทำบัญชีบริษัท นี่คือตัวอย่างขั้นตอนการทำบัญชีของบริษัทเล็ก ๆ ซึ่งประกอบไปด้วยบัญชีสำคัญหลายประเภท
- สมุดรายวัน (General Journal) นี่คือสมุดที่บันทึกทุกธุรกรรมการเงินที่เกิดขึ้นในบริษัทในแต่ละวัน รายการทุกอย่างจะถูกบันทึกด้วยรายละเอียดเช่น วันที่ เลขบัญชี คำอธิบาย จำนวนเงิน รายละเอียดการทำธุรกรรม เช่น การซื้อสินค้า การขายสินค้า การจ่ายเงิน การรับเงิน เป็นต้น
- สมุดบัญชี (General Ledger) นี่คือสมุดที่รวบรวมข้อมูลจากสมุดรายวันและจัดเรียงตามบัญชีต่าง ๆ ตัวอย่างบัญชีได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีสินทรัพย์คงเหลือ เป็นต้น
- งบทดลอง (Trial Balance) นี่คือรายงานที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีทั้งหมดในบริษัท โดยแยกเป็นส่วนของเครดิตและเดบิต เพื่อตรวจสอบว่ายอดคงเหลือเป็นค่าเท่ากัน
- งบการเงิน (Financial Statements) นี่คือรายงานที่แสดงสถานะการเงินของบริษัทในระยะเวลาที่กำหนด รวมถึงรายงานเชิงรายได้และรายจ่าย เช่น งบทดลอง งบแสดงผลกำไรขาดทุน (Income Statement) และงบสภาพทางการเงิน (Balance Sheet)
- งบสดุคลัง (Inventory Statement) นี่คือรายงานที่แสดงจำนวนและมูลค่าของสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าของบริษัท
- รายงานภาษี (Tax Reports) นี่คือรายงานที่ใช้ในการรายงานข้อมูลภาษีต่าง ๆ ตามกฎหมาย รวมถึงภาษีที่ต้องชำระและภาษีที่ถูกหัก
- รายงานสำหรับผู้ถือหุ้น (Shareholders’ Reports) นี่คือรายงานที่แสดงผลการทำงานและสถานะการเงินของบริษัท ส่วนใหญ่จะใช้ในการรายงานกับผู้ถือหุ้นหรือผู้ลงทุน
- รายงานการเบิกจ่าย (Expense Reports) นี่คือรายงานที่แสดงรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของบริษัท
- งบบันทึกการเงินและการเบิกจ่าย (Cash Flow Statement) นี่คือรายงานที่แสดงกระแสเงินสดของบริษัท รวมถึงการรับเงินและการจ่ายเงินในระยะเวลาที่กำหนด
แต่ละบริษัทอาจมีรูปแบบการทำบัญชีที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของกิจกรรมทางการเงินและการเจรจาทางธุรกิจของตน ข้อมูลเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างเบื้องต้นเพื่อให้คุณเข้าใจแนวคิดของกระบวนการทำบัญชีบริษัทแบบรวมๆ คุณควรรับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญทางการเงินหรือบัญชีเพื่อปรับแต่งการทำบัญชีให้เหมาะสมกับบริษัทของคุณ.
เอกสารประกอบการลงบัญชีมีกี่ประเภท
เอกสารประกอบการลงบัญชีมีหลายประเภท เพื่อใช้ในการบันทึกและเก็บข้อมูลทางการเงินของบริษัท นี่คือบางส่วนของเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สำคัญ
- ใบเสนอราคา (Quotation) เอกสารที่ใช้เสนอราคาสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า มักจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับราคา รายการสินค้า การจัดส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน ฯลฯ
- ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย ระบุรายละเอียดของสินค้า จำนวน ราคา วันที่จัดส่ง ฯลฯ
- ใบส่งสินค้า (Delivery Note) เอกสารที่ใช้แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าสินค้าได้ถูกส่งถึงแล้ว ระบุรายละเอียดของสินค้าที่ส่ง จำนวน วันที่ส่ง ฯลฯ
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เอกสารที่ระบุรายละเอียดของการขายสินค้าหรือบริการ รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับราคา จำนวน ยอดรวม วันครบกำหนดชำระเงิน ฯลฯ
- ใบรับวางบัญชี (Voucher) เอกสารที่ใช้ในการระบุข้อมูลการทำธุรกรรมทางการเงิน เช่น การจ่ายเงิน เงินฝากธนาคาร ฯลฯ เพื่อใช้ในการบันทึกลงบัญชี
- ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เอกสารที่ใช้ในการยืนยันการรับเงินจากลูกค้าหลังจากการขายสินค้าหรือบริการ
- เอกสารทางการเงิน (Financial Documents) เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกการเงินของบริษัท เช่น สมุดรายวัน สมุดบัญชี งบการเงิน งบทดลอง ฯลฯ
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี (Tax Documents) เอกสารที่ใช้ในการรายงานข้อมูลเกี่ยวกับภาษีต่าง ๆ ตามกฎหมาย เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ฯลฯ
- เอกสารทางด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Documents) เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่ ใบเรียกเข้าทำงาน สัญญาจ้างงาน ใบลา ฯลฯ
- รายงานการเบิกจ่าย (Expense Reports) เอกสารที่บันทึกรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในบริษัท เช่น ใบเบิกค่าใช้จ่าย รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน ฯลฯ
- รายงานการเงิน (Financial Reports) เอกสารที่แสดงผลการทำงานและสถานะการเงินของบริษัท รวมถึงงบทดลอง งบแสดงผลกำไรขาดทุน และงบสภาพทางการเงิน ฯลฯ
เอกสารเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของการทำบัญชีและการบันทึกข้อมูลทางการเงินของบริษัท เพื่อให้สามารถติดตามและวิเคราะห์สถานะการเงินและกิจกรรมทางการเงินได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
อ่านเพิ่มเติม >> เหตุผลหลักสำคัญที่ทำให้บริษัทต้องใช้ระบบบัญชี?
