เอกสารบัญชี เก็บ กี่ปี ข้อกำหนด ประกอบการลงบัญชี พ ร บ วิธี ปฏิบัติ
เอกสารบัญชี
เอกสารบัญชีเป็นเอกสารที่ใช้ในกระบวนการบัญชีเพื่อบันทึกและเก็บข้อมูลทางการเงินของธุรกิจหรือองค์กร โดยรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายได้ รายจ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และธุรกรรมการเงินอื่น ๆ ที่สำคัญ ประจำวัน สำหรับธุรกิจที่ต้องทำการบัญชี โดยเฉพาะในการบันทึกข้อมูลการเงินในระบบคอมพิวเตอร์ เอกสารบัญชีมักถูกสร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารพิมพ์ออกมาจากระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ เอกสารบัญชียังอาจเป็นเอกสารแบบกระดาษที่ใช้บันทึกข้อมูลการเงินเป็นช่องๆ หรือสมุดบัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกแยกประเภทต่าง ๆ ของรายได้และรายจ่ายของธุรกิจ
นี่คือบางตัวอย่างของเอกสารบัญชีที่ใช้ในกระบวนการบัญชี
-
ใบสำคัญรับ (Receipts) เอกสารนี้ใช้บันทึกรายการเงินที่รับเข้าสำหรับสินค้าหรือบริการที่ขาย โดยระบุจำนวนเงินที่ลูกค้าชำระและรายละเอียดเกี่ยวกับรายการที่ซื้อ
-
ใบสำคัญจ่าย (Payments) เอกสารนี้ใช้บันทึกรายการเงินที่จ่ายออก เช่น การชำระค่าใช้จ่ายสำหรับวัตถุดิบ, ค่าจ้างพนักงาน, ค่าเช่า, ค่าไฟ และค่าน้ำ
-
ใบสำคัญรับใบสำคัญจ่าย (Receipts and Payments Voucher) เอกสารนี้รวมรายการรับเงินและจ่ายเงินในรูปแบบเดียวกัน และมักใช้ในธุรกิจขนาดเล็ก
-
ใบสำคัญรับเงินเงินฝาก (Deposit Receipts) เอกสารนี้ใช้บันทึกการฝากเงินจากลูกค้าหรือธนาคารเข้าบัญชีของธุรกิจ
-
สมุดบัญชี (Ledger) เป็นเอกสารที่ระบุรายการบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ และบันทึกข้อมูลการเคลื่อนไหวของเงินในแต่ละบัญชี
-
ใบบันทึกรายการ (Journal) เอกสารนี้ใช้บันทึกรายละเอียดของธุรกรรมการเงินในลำดับเวลาที่เกิดขึ้น โดยระบุบัญชีที่เกี่ยวข้องและจำนวนเงิน
-
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อแจ้งลูกค้าถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับสินค้าหรือบริการที่ธุรกิจขาย
-
ใบสำคัญรับใบสำคัญจ่ายแยกประเภท (Category Voucher) เอกสารนี้ใช้บันทึกรายการเงินแยกประเภทต่าง ๆ โดยแยกตามหมวดหมู่เงินสด, บัญชีรายเดือน, และอื่น ๆ
-
สมุดรายวัน (Daily Log) เอกสารที่ใช้บันทึกรายละเอียดของรายการการเงินที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น รายการธุรกรรมสด
-
สรุปการเงินประจำเดือนหรือปี (Monthly or Yearly Financial Summary) เอกสารที่รวบรวมข้อมูลการเงินรายเดือนหรือรายปี เพื่อให้สรุปสถานะการเงินของธุรกิจ
-
ใบบันทึกรายการค่าความเสี่ยง (Risk Expense Entry) เอกสารนี้ใช้บันทึกรายการเงินที่เกี่ยวข้องกับค่าความเสี่ยงหรือความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ค่าประกัน
เอกสารบัญชีเป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการการเงินของธุรกิจ และใช้ในการทำงบการเงิน รายงานการเงิน และตรวจสอบการเงิน โดยจะต้องเก็บรักษาเอกสารบัญชีอย่างรอบคอบตามกฎหมายและข้อบังคับท้องถิ่นและสากลที่เกี่ยวข้อง และนำเอกสารเหล่านี้มาใช้ในการวิเคราะห์และการตัดสินใจทางการเงินในอนาคต
เอกสารทางบัญชี กิจการต้องเก็บไว้กี่ปี
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชี ของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ เกินห้าปีแต่ต้องไม่เกินเจ็ดปี
กรณีที่บริษัทฯ จัดเก็บบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี เว้นแต่อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีกำหนดให้เก็บรักษาไว้เกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี นับแต่วันปิดบัญชี
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พศ2543 มาตรา 14 ซื่งในขณะนี้ อธิบดียังไม่ได้มีการกำหนดให้กิจการใด ต้องเก็บรักษาบัญชีฯ เกิน 5 ปี
