การเลือกใช้สมุดบัญชีแยกประเภท
กิจการส่วนใหญ่จะทำการบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไปก่อน แล้วจึงจะทำการจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการที่เป็นสมุดรายวันทั่วไปไปมาสู่บัญชีแยกประเภท ซึ่งตามหลักบัญชีคู่จะทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลต่างๆ ที่มาทำการบันทึกมาจัดทำงบการเงิน และทำเป็นรายงานทางการเงินเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว ทำให้การทำบัญฃีแยกประเภทมีความสำคัญอย่างมาก
ความหมายของการทำบัญชีแยกประเภท การทำบัญชีแยกประเภท เป็นการทำบัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากที่ทำการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป เรียบร้อยแล้วและมีการจัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการต่างๆ อย่างบัญชีเงินสด ซึ่งถือว่าเป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด ส่วนบัญชีลูกหนี้ก็จะเป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้ การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง ทั้งนี้เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือการแก้ไขข้อผิดพลาดข้อมูลต่างๆ ที่เกิดขึ้น
ข้อดีของการทำบัญชีแยกประเภท ทุกครั้งที่มีรายการต่างๆ เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อมาหรือขายไป กำไรหรือขาดทุน ข้อมูลทางการบัญชีจะทำให้เห็นว่าสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ซึ่งมีผลทำให้ฐานะทางการเงินของกิจการเปลี่ยนแปลง ถ้ากิจการจัดทำบัญชีหรืองบดุลขึ้นทุกครั้งก็จะไม่สะดวกและเสียเวลาในการหาข้อมูลมาก โดยการทำบัญชีสามารถจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ จะทำให้ค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย ข้อดีของการมีบัญชีคือ ไม่ต้องจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น และสะดวกในการหายอดคงเหลือบวกกับการจัดทำงบและรายงานต่าง ๆ อย่างงบทดลองหรือ กระดาษทำการ ซึ่งใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ได้เป็นอย่างดี
ชนิดของการทำสมุดบัญชีแยกประเภท สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป คือ สมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้ในการบันทึกการเปลี่ยน แปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของกิจการต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป อย่างบัญชีแยกประเภทสิน ทรัพย์ ก็จะมี บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีอาคาร บัญชีวัสดุสำนักงาน ส่วนบัญชีแยกประเภทหนี้สิน ก็จะมีบัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ หรือบัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ สำหรับบัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้า ของ ก็จะมีบัญชีทุน บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว ส่วนสมุดบัญชีแยกประเภทย่อย ซึ่งจะทำหน้าที่รวบรวมของบัญชีประเภทย่อย ที่เป็นบัญชีสำหรับคุมยอดในสมุดแยกประเภททั่วไป ไม่ว่าจะเป็นสมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว หรือสมุดบัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภทรายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
อ่านเพิ่มเติม >> บัญชีลูกหนี้
