รับทำบัญชี.COM | ข้อดีข้อเสียประโยชน์ของข้อมูลบัญชีในธุรกิจที่จำเป็น?

ประโยชน์ของการทำบัญชี

ข้อมูลทางการบัญชี ทำขึ้นเพื่อให้ได้รายงานทางการเงินนั้นถือเป็นแหล่งข้อมูลหลักที่ผู้ใช้รายงานทาง

ประโยชน์ของการจัดทำบัญชี เจ้าของกิจการสามารถควบคุม และดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการไม่ให้สูญหาย ผู้บริหารกิจการมีข้อมูลที่เพียงพอสามารถที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจบริหารกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการทราบถึงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการได้อย่างถูกต้อง

ทำให้บุคคลภายนอกกิจการสามารถมีข้อมูลทางการบัญชีของกิจการ เพื่อใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ การแบ่งส่วนย่อยทางการบัญชี ทางการบัญชีสามารถแบ่งระบบบัญชีออกได้เป็น 2 ส่วน คือ การบัญชีส่วนย่อยและการบัญชีส่วนรวม

1. การบัญชีส่วนย่อย หมายถึง ระบบบัญชีที่จัดวางไว้สำหรับการรวบรวม บันทึก วิเคราะห์และเสนอข้อมูลเกี่ยวกับระบบเศรษฐกิจของธุรกิจแต่ละหน่วย สามารถแบ่งย่อยได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้ การบัญชีส่วนย่อยที่มุ่งหาผลกำไร คือ ระบบบัญชีที่จัดวางขึ้นเพื่อใช้ในกิจการที่มีวัตถุประสงค์เพื่อมุ่งแสวงหากำไร การบัญชีส่วนย่อยที่มิได้มุ่งหาผลกำไร คือ ระบบบัญชีที่จัดวางขึ้นเพื่อใช้ในสถาบันที่มิได้มุ่งแสวงหาผลกำไร

2. การบัญชีส่วนรวม หมายถึง ระบบบัญชีที่จัดวางไว้สำหรับรวบรวม บันทึก วิเคราะห์ และเสนอข้อมูลที่เกี่ยวกับเศรษฐกิจส่วนรวมของชาติ เช่น ระบบบัญชีรายได้และผลิตภัณฑ์ประชาชาติ บัญชีงบดุลประชาชาติ ระบบบัญชีวางแผนเศรษฐกิจ ระบบเงินหมุนเวียนของชาติ และระบบบัญชีดุลการชำระหนี้ระหว่างประเทศ เป็นต้น

ผู้ที่มีหน้าที่ในการบันทึกบัญชีเรียกว่า  ผู้ทำบัญชี ซึ่งเป็นผู้ทำงานของการทำบัญชี โดยเป็นเรื่องของการบันทึกรายการค้าขายหรือข้อมูลทางบัญชีที่เกิดขึ้นในสมุดบัญชี จนกระทั่งการจัดทำงบการเงิน ส่วนการบัญชีเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบระบบการบันทึกบัญชี   

          โดยการจัดทำรายงานการเงินและทำการแปลความหมายของรายงานการเงิน  ซึ่งนักบัญชี จะมีหน้าที่จัดวางระบบบัญชีของกิจการ รวมทั้งทำการควบคุมและตรวจตรางานของผู้ทำบัญชี  ซึ่งหมายความว่านักบัญชีจะต้องเป็นผู้มีความรู้และประสบการณ์มากว่าผู้ทำบัญชีนั่นเอง ประโยชน์ของข้อมูลทางการบัญชี

การทำข้อมูลทางบัญชีก็เพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้าของกิจการ และประสบการณ์ต่างๆ ในการดำเนินงานของผู้บริหาร ซึ่งจะทำให้ทราบถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการ และทำให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ได้ใช้ข้อมูลทางบัญชีเพื่อประกอบการวางแผนการควบคุม และช่วยในการตัดสินใจ เพื่อทำให้ฝ่ายบริหารทราบถึงข้อบกพร่องในการดำ เนินกิจการที่ผ่านมา เพื่อที่จะเป็นแนวทางในการปรับปรุงการทำงานต่อไปในอนาคต และในการจัดทำบัญชีของกิจการจำเป็นอย่างมากที่จะต้องอาศัยเอกสารหลักฐานที่มีความน่าเชื่อถือได้เพื่อบันทึกรายการที่เกิดขึ้นจนกระทั่งทำการประมวลผลเพื่อนำเสนองบการเงิน

โดยสามารถสรุปเป็นขั้นตอนการจัดทำรายงานทางการเงิน ออกมาให้เป็นขั้นตอนต่างๆ ขั้นตอนการปิดบัญชี การปิดบัญชีก็เพื่อเป็นการวิเคราะห์รายการค้า ซึ่งถือเป็นขั้นตอนแรกและเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากของวงจรบัญชี เพราะเป็นการวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นในกิจการของเจ้าของว่า รายการค้าที่เกิดขึ้นนั้นได้ส่งผลให้สินทรัพย์ หนี้สิน รวมทั้งส่วนของเจ้าของของกิจการเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้าง

ซึ่งในการบันทึกรายการลงในสมุดบัญชีขั้นต้น หรือสมุดรายวันนั้น หากทำการวิเคราะห์รายการค้าได้แล้วว่า รายการค้าที่เกิดขึ้นจะทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน รวมทั้งส่วนของเจ้าของมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร แล้วจึงค่อยนำผลการวิเคราะห์รายการค้ามาบันทึกลงในสมุดรายวันต่อไป และหลังจากผ่านรายการจากสมุดบัญชีรายวันแล้ว ก็ให้ไปยังสมุดบัญชีขั้นปลาย  หรือสมุดบัญชีแยกประเภทที่เป็นการนำรายการค้าที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันไปทำการจำแนกแยกแยะบัญชีให้เป็นหมวดหมู่ ซึ่งจะอยู่ในสมุดบัญชีแยกประเภทของบัญชีต่าง ๆ และเมื่อทำการปรับปรุงบัญชีในวันสิ้นงวดแล้ว

เมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีของกิจการ ซึ่งหากมีรายการค้าใดที่ได้บันทึกและผ่านรายการแล้ว แต่ว่ายังไม่ถูกต้อง ก็จะต้องมาทำการปรับปรุงรายการด้วยการบันทึกรายการปรับปรุงลงในสมุดรายวัน เหมือนกับรายการค้าที่เกิดขึ้นใหม่ แล้วค่อยผ่านรายการปรับปรุงไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทเหมือนเดิม หลังจากปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง

จะต้องนำยอดคงเหลือที่ถูกต้องของบัญชีแต่ละประเภทมาจัดทำงบการเงิน ไม่ว่าจะเป็นงบแสดงฐานะการเงิน ,งบกระแสเงินสด ,งบรายได้ค่าใช้จ่าย ,งบแสดงการเปลี่ยนแลงส่วนของผู้ถือหุ้นและหมายเหตุประกอบงบการเงิน และหลังจากที่ปรับปรุงรายการ และจัดทำงบการเงินเสร็จแล้ว ก็จะต้องทำการปิดบัญชีในแต่ละงวด ในสมุดรายวัน เพื่อผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ส่วนบัญชีที่ไม่ได้ปิด ก็จะต้องยกยอดบัญชีนั้นไปในงวดบัญชีใหม่ต่อไป

ประโยชน์ของการทำบัญชีถือได้ว่ามีประโยชน์อย่างมากสำหรับกิจการร้านค้าเช่นฝ่ายบริหาร เจ้าหนี้ หรือนักลงทุนต่างๆ คือ
1.สามารถควบคุมและดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการที่มีอยู่ไม่ให้สูญหายและสามารถรู้ความเคลื่อนไหวได้ตลอดเวลา
2.สามารถทราบข้อมูลได้อย่างถูกต้องและนำมาใช้ในการตัดสินใจในการบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
3.สามารถนำเป็นข้อมูลเพื่อนำมาเปรียบเทียบกับปีที่ผ่านมาและสามารถทราบถึงผลประกอบการได้อย่างถูกต้องและสามารถทราบภาวะทางการเงินด้วยเช่นกัน
4.ทำให้บุคคลภายนอกกิจการสามารถทราบถึงข้อมูลทางการบัญชีของกิจการได้ เพื่อให้ประโยชน์ในการตัดสินใจในเรื่องต่างๆเช่น เจ้าหนี้ต้องการทราบถึงสภาพคล่องของกิจการ และสามารถในการทำกำไรว่าเป็นเช่นไร หรือนักลงทุนต้องการทราบว่าควรจะลงทุนกิจการหรือไม่ตอบผลแทนจากการลงทุนเป็นเป็นอย่างไรบ้าง

วัตถุประสงค์ของการบัญชี
1.เพื่อบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นตามลำดับก่อนหลัง โดยอาจจะจำแนกตามประเภทของรายการค้าเพื่อสะดวกต่อการตรวจสอบและการค้นหาในภายหลังเมื่อต้องการใช้ข้อมูลนั้นๆ
2.เพื่อเป็นหลักฐานต่อการอ้างอิง โดยอาจจะจำแนกและจัดประเภทของรายการไว้เป็นหมวดหมู่
3.เพื่อเป็นข้อมูลในการตัดสินใจวางแผนการดำเนินงานของกิจการหรือเป็นแนวทางการลงทุนต่อไป
4.เพื่อเป็นการควบคุมสินทรัพย์ของกิจการ เนื่องด้วยมีการจดบันทึกการได้มาซึ่งสินทรัพย์และมีการระบุวันเวลาและบันทึกราคาทุน เพื่อคำนวณหาค่าราคา ตลอดจนการทราบอายุการใช้งานของสินทรัพย์นั้นๆ
5.เพื่อควบคุมภายในกิจการและสามารถตรวจสอบทรัพย์สินและป้องกันการเกิดทุจริตภายในกิจการต่างๆได้
6.เพื่อป้องกันและลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน การบัญชีเป็นการจัดการที่มีระบบโดยใช้หลักฐาน เอกสาร บันทึกบัญชี มีการตรวจสอบและคุมยอดบัญชีต่างๆด้วยการจัดทำงบกระทบยอดซึ่งสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา
7.เพื่อทราบผลการดำเนินงานว่ามีกำไรหรือขาดทุนหรือไม่ โดยดูจากงบกำไรขาดทุน เพื่อใช้เประกอบการเสียภาษีเงินได้และทำให้รู้สถานะการเงินของกิจการ และสามารถนำไปใช้เป็นเอกสารประกอบการกู้ยืมจากสถาบันการเงินได้เช่นกัน 8.เพื่อรายงานต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องในการกำหนดนโยบายทางเศรษฐกิจหรือการจัดเก็บการเสียภาษีอากรของรัฐ

อะไร คือ วัตถุประสงค์ และ ประโยชน์ ของ การจัดทำบัญชี

วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชี วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชี คือ เพื่อบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นของกิจการ จำแนก และสรุปผลเพื่อให้ได้ข้อมูลทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารกิจการ เจ้าของกิจการ หรือบุคคลอื่น ๆ เช่น เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล หรือบุคคลที่สนใจ เป็นต้น

ประโยชน์ของการจัดทำบัญชี เจ้าของกิจการสามารถควบคุม และดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการไม่ให้สูญหาย ผู้บริหารกิจการมีข้อมูลที่เพียงพอสามารถที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจบริหารกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการทราบถึงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการได้อย่างถูกต้อง

ทำให้บุคคลภายนอกกิจการสามารถมีข้อมูลทางการบัญชีของกิจการ เพื่อใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ การแบ่งส่วนย่อยทางการบัญชี ทางการบัญชีสามารถแบ่งระบบบัญชีออกได้เป็น 2 ส่วน คือ การบัญชีส่วนย่อยและการบัญชีส่วนรวม

1. การบัญชีส่วนย่อย หมายถึง ระบบบัญชีที่จัดวางไว้สำหรับการรวบรวม บันทึก วิเคราะห์และเสนอข้อมูลเกี่ยวกับระบบเศรษฐกิจของธุรกิจแต่ละหน่วย สามารถแบ่งย่อยได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้ การบัญชีส่วนย่อยที่มุ่งหาผลกำไร คือ ระบบบัญชีที่จัดวางขึ้นเพื่อใช้ในกิจการที่มีวัตถุประสงค์เพื่อมุ่งแสวงหากำไร การบัญชีส่วนย่อยที่มิได้มุ่งหาผลกำไร คือ ระบบบัญชีที่จัดวางขึ้นเพื่อใช้ในสถาบันที่มิได้มุ่งแสวงหาผลกำไร

2. การบัญชีส่วนรวม หมายถึง ระบบบัญชีที่จัดวางไว้สำหรับรวบรวม บันทึก วิเคราะห์ และเสนอข้อมูลที่เกี่ยวกับเศรษฐกิจส่วนรวมของชาติ เช่น ระบบบัญชีรายได้และผลิตภัณฑ์ประชาชาติ บัญชีงบดุลประชาชาติ ระบบบัญชีวางแผนเศรษฐกิจ ระบบเงินหมุนเวียนของชาติ และระบบบัญชีดุลการชำระหนี้ระหว่างประเทศ เป็นต้น

ประโยชน์ต่อบุคคลภายใน คือ

ข้อมูลการบัญชีมีประโยชน์ต่อ บุคคลภายในกิจการ อย่างไร
1.ช่วยควบคุมทรัพย์สินของกิจการ
การบันทึกบัญชี จะช่วยให้เจ้าของกิจการต่าง ๆ สามารถควบคุมดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการได้ สินทรัพย์ของกิจการ เช่น เงินฝากธนาคาร อาคาร รถยนต์ อุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ เมื่อข้อมูลการบัญชีแสดงตัวเลขให้เห็นจะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุมดูแลอย่างเจาะจงได้ เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายที่อาจจะตามมาได้

2.ช่วยให้เจ้าของกิจการทราบผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลใดเวลาหนึ่ง
การบันทึกบัญชี จะช่วยให้เจ้าของกิจการทราบผลของการดำเนินกิจการในรอบระยะเวลาใดเวลาหนึ่งว่ามีผลกำไรหรือขาดทุนและเป็นจำนวนเงินมากน้อยเพียงใด ซึ่งรอบระยะเวลาบัญชีส่วนใหญ่จะอยู่ที่ 6 เดือน จะตัดรอบครั้งหนึ่งทำให้กิจการทราบผลกำไรหรือขาดทุนในรอบนั้น ซึ่งเป็นประโยชน์ในการบริหารในรอบถัดมาเพื่อให้ผลการดำเนินงานดีขึ้น

3.ช่วยให้เจ้าของกิจการทราบฐานะการเงินของตน ณ วันใดวันหนึ่ง
การบันทึกบัญชี จะช่วยให้เจ้าของกิจการได้ทราบฐานะการเงินของตน ณ วันใดวันหนึ่ง ว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิตและส่วนของเจ้ของเป็นจำนวนเงินเท่าใด จะได้บริหารจัดการหากเป็นหนี้สินจะได้เร่งรัดในการชำระเงินให้กับเจ้าหนี้ไม่ปล่อยให้ล่าช้าเกินไปจนขาดความน่าเชื่อถือ

4.ช่วยกำหนดนโยบายการบริหารงานและตัดสินใจในเรื่องต่างๆ
การบันทึกบัญชี มีประโยชน์ต่อผู้บริหารมาก ที่จะได้กำหนดนโยบายที่ทำให้การบริหารงานและการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ เป็นไปอย่างคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ

5.ช่วยตรวจสอบหาข้อผิดพลาดในการดำเนินงานและสามารถตรวจสอบย้อนหลัง
การบันทึกบัญชี ที่ได้ทำการจดบันทึกอย่างต่อเนื่อง จะสามารถช่วยในการตรวจสอบหาข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ หากพบข้อผิดพลาดจะได้ทำการปรับปรุง แก้ไขให้ถูกต้องต่อไป ข้อมูลทางบัญชีที่ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบันย่อมมีประโยชน์ต่อเจ้าของกิจการในการตัดสินใจและวางแผนการบริหารงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดผลการดำเนินงานที่เป็นกำไร และหากผลการดำเนินงานขาดทุนเจ้าของกิจการจะได้ปรับลดหรือเพิ่มทรัพยากรบางประการเพื่อให้กิจการดำเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่องและก้าวหน้าซึ่งจะสร้างความมั่นคงให้แก่กิจการ

ประโยชน์ต่อบุคคลภายนอก คือ

ข้อมูลการบัญชีมีประโยชน์ต่อ บุคคลภายนอกกิจการ อย่างไร
1.ช่วยผู้ถือหุ้นใช้ประเมินความสามารถของกิจการ
ผู้ลงทุนและผู้บริหาร ผู้ลงทุนที่เป็นผู้ถือหุ้นต้องการใช้ข้อมูลที่จะช่วยประเมินความสามารถของกิจการในการจ่ายเงินปันผล ผู้เป็นเจ้าของทุนต้องการทราบถึงความเสี่ยงและผลตอบแทนจากการลงทุน รวมทั้งพิจารณาตัดสินใจ ซื้อ-ขาย หรือถือเงินลงทุน ต่อผู้บริหารใช้เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ การวางแผน การติดตามผล และการควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงาน รวมทั้งการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานของกิจการ

2.ช่วยสถาบันการเงินพิจารณาประเมินความมั่นคงทางการเงิน
สถาบันการเงินผู้ให้สินเชื่อแก่ธุรกิจหรือผู้จำหน่ายสินค้าหรือบริการแก่ธุรกิจ ก่อนพิจารณาให้สินเชื่อแก่ธุรกิจการค้า จะทำการประเมินความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจและสภาพความเสี่ยงที่มีอยู่ กรณีให้สินเชื่อแล้วจะช่วยในการพิจารณาว่าเงินให้กู้ยืมและดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นจะได้รับเมื่อครบกำหนดหรือไม่

3.ช่ายหน่วยงานของรัฐบาลออกกฎและระเบียบที่เกี่ยวของในเรื่องการเสียภาษี
หน่วยราชการของรัฐบาล ต้องการข้อมูลเพื่อจุดประสงค์ในการจัดเก็บภาษี การออกกฎและระเบียบที่เกี่ยวข้องในเรื่องการเสียภาษี การควบคุมจัดให้มีรายงานการเงินให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และข้อมูลทางการเงินของธุรกิจนั้นรัฐบาลสามารถนำมาวิเคราะห์แนวโน้มความเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจของทั้งประเทศ

4.ช่วยพนักงานขององค์กรธุรกิจ ทราบเกี่ยวกับความมั่นคง ควาสามารถในการจ่ายค่าตอบแทน
พนักงานขององค์กรธุรกิจ ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับความมั่นคงและความสามารถในการทำกำไรของกิจการที่ตนทำงานอยู่ นอกจากนี้ยังต้องการข้อมูลที่จะช่วยให้สามารถประเมินความสามารถของกิจการในการจ่ายค่าตอบแทน บำเหน็จบำนาญ หรือโอกาสในการจ้างงาน

ประโยชน์ของการบันทึกบัญชีสำหรับกลุ่มบุคคลที่หลากหลายและมีส่วนเกี่ยวข้อง

         เมื่อเอ่ยถึงคำว่าบัญชี หลายคนที่ไม่เคยเรียนบัญชีมาก่อนอาจจะรู้สึกว่ายาก น่าจะเป็นหน้าที่ของพนักงานบัญชีที่เรียนจบมาโดยตรง แต่ก็มีอีกหลายคนที่ไม่ได้เรียนจบทางด้านบัญชีมาก็สามารถทำบัญชีอย่างง่าย ๆ เพื่อเก็บไว้เป็นข้อมูลได้ ซึ่งวันนี้เราจะมาดูว่าใครบ้างที่มักจะทำบัญชีอย่างง่ายแต่ช่วยได้มากในเรื่องของการวางแผนทางการเงิน

1.มนุษย์เงินเดือนทั่วไป หลายคนที่เป็นมนุษย์เงินเดือน อาจต้องทำบัญชีส่วนตัวไว้ในแต่ละวัน โดยบางคนอาจใช้สมุดเล่มเล็ก ๆ พกติดตัวไว้ เพื่อจดรายการค่าใช้จ่ายส่วนตัว ค่าใช้จ่ายในครอบครัว เช่น ค่าอาหาร ค่าเดินทาง ค่าขนมเด็ก ๆ ค่าน้ำ ค่าไฟ เป็นต้น นอกจากนี้ในส่วนของรายรับหากมีเข้ามาพวกเขาก็จะจดไว้เช่นกัน เช่น รายได้ค่าเช่าบ้าน เงินเดือน รายได้จากการขายสินค้าหรือบริการ รายได้จากการรับจ้าง เป็นต้น ซึ่งคนที่ละเอียดหน่อยก็จะทำการบันทึกทุกรายการอย่างไม่ขาดตกบกพร่อง หลังจากนั้นพวกเขาก็จะทำการปิดยอดในแต่ละวัน หรือบางคนจะทำเป็นรายเดือนเพื่อสรุป รายได้กับค่าใช้จ่ายโดยการนำมาหักลบกัน เพียงเท่านี้พวกเขาก็จะรับรู้รายรับรายจ่ายของตนและนำมาวางแผนการเงินได้แล้ว

2.เจ้าของธุรกิจรายย่อย การทำธุรกิจรายย่อย เช่น ขายเสื้อผ้า ขายอาหาร หากได้ทำบัญชีไว้ก็จะช่วยควบคุมต้นทุนได้ เจ้าของธุรกิจรายย่อยสามารถจดบันทึกรายรับและรายจ่ายรายวัน เพื่อจะได้ทราบผลกำไรต่อวัน และยังสามารถใช้เป็นสถิติในการขายในแต่ละวันได้ด้วยว่าวันไหนขายดีหรือไม่ดีอย่างไร โดยหลักการทางบัญชียังเหมือนเดิมอย่างง่าย ๆ โดย การเก็บบิลค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปไว้เพื่อนำมาบันทึกบัญชี และควรทำทุกรายการไม่ให้ตกหล่น เช่น เมื่อซื้อวัตถุดิบในการปรุงอาหาร หรือซื้อเสื้อผ้ามาขาย เป็นต้น ง่าย ๆ เพียง จดบันทึกลงไปในสมุดแยกเป็นสองด้านคือด้านรับและด้านจ่าย หลังสิ้นสุดในแต่ละวันให้นำมาหักลบกันส่วนต่างจะทำให้ทราบว่ามีกำไรหรือขาดทุน ซึ่งจะช่วยให้บริหารต้นทุนได้ต่อไป

3.นิสิตนักศึกษา ปัจจุบันนิสิตนักศึกษาเริ่มหารายได้ระหว่างเรียนมากขึ้น เพื่อแบ่งเบาภาระของครอบครัว บางคนใช้เวลาว่างไปขายของตามตลาดนัด หรือไม่ก็รับจ้างเขียนบทความ พิมพ์งาน หรืออาจจะเป็นการไปขายของในช่วงวันหยุด ซึ่งแน่นอนว่าก็จะต้องมีรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละกิจกรรมทางธุรกิจนั้น ๆ ซึ่งนิสิตนักศึกษาสามารถนำรายได้และค่าใช้จ่ายมาบันทึกให้เป็นกิจลักษณะ ตามหลักการบัญชีอย่างง่าย ซึ่งเมื่อนิสิตนักศึกษาปิดยอดในแต่ละเดือนแล้วจะเห็นว่าตนเองสามารถทำรายได้เพิ่มระหว่างเรียนไปด้วยได้อย่างไร ซึ่งคนที่บันทึกบัญชีไว้ก็จะได้รับความภูมิใจที่เห็นยอดเงิน การทำเงินสร้างรายได้ของตนเองที่เพิ่มขึ้นในแต่ละเดือน

ใครได้ประโยชน์ จาก ข้อมูลบัญชี

                 เมื่อมีโปรแกรมการทำบัญชีแบบสำเร็จรูป และมีนักบัญชีที่ดีแล้ว ควรจะได้ผลผลิตที่ดี นั่นก็คือรายงานทางบัญชี ที่ทางบริษัทสามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจเชิงธุรกิจได้ ซึ่งข้อมูลทางการบัญชีจะสื่อให้เห็นภาพที่แท้จริงของธุรกิจ

เพื่อให้บุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องสามารถมองเห็นได้ ว่า ณ ปัจจุบันนี้ระบบการเงินของบริษัทเป็นเช่นไร ซึ่งยังจะทำให้เห็นถึงประสิทธิภาพและความสามารถในการดำเนินงานของธุรกิจ ที่เป็นทั้งในอดีต ปัจจุบันและพยากรณ์ในอนาคตได้

ในการทำบัญชีนั้น มีกลุ่มผู้ใช้ประโยชน์จากข้อมูลทางการบัญชีอีกมากมาย ที่ต่างเห็นประโยชน์และความสำคัญต่อธุรกิจ กลุ่มผู้ใช้ระบบบัญชีภายในองค์กร การทำบัญชีนั้นเจ้าของกิจการ หรือผู้เป็นหุ้นส่วน ผู้ถือหุ้น และกลุ่มผู้บริหาร ซึ่งเป็นกลุ่มที่ใช้ประโยชน์จากข้อมูลทางการบัญชีมากที่สุด ทั้งนี้ก็เพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผน ตัดสินใจและการกำหนดนโยบายต่างๆ ในการบริหารธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนทางการเงิน การวางแผนทางบุคลากร หรือการวางแผนเกี่ยวกับการขาย การควบคุมสินทรัพย์ การกำหนดราคาสินค้า รวมถึงการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย ส่วนลูกจ้างหรือพนักงาน ก็ต้องเพื่อใช้ประโยชน์ในการประเมินความ สามารถของกิจการ สำหรับการจ่ายค่าตอบแทน สวัสดิการบำเหน็จ บำนาญและความมั่นคงในอนาคต กลุ่มผู้ใช้ระบบบัญชีภายนอกองค์กร นักลงทุน หรือกลุ่มบุคคลทั่วไปที่มีความสนใจที่จะเข้ามาลงทุนในธุรกิจ

เพื่อหาประโยชน์หรือผลตอบแทน ซึ่งก่อนการตัดสินใจลงทุนในธุรกิจใด ๆ ก็ตามนักลงทุนมักจะต้องศึกษาข้อมูลต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลทางการบัญชีของบริษัท

เพื่อจะได้ทำการพิจารณาถึงฐานะทางการเงิน ซึ่งเป็นการแสดงให้เห็นถึงความมั่นคงของธุรกิจ บวกกับความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจนั้นเสียก่อน เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าเงินลงทุนจะไม่สูญเปล่าและจะทำให้ได้รับผลตอบแทนที่คุ้มค่า และยังมีผู้ให้กู้หรือเจ้าหนี้ เพราะแหล่งเงินทุนที่สำคัญของธุรกิจก็คือ การกู้ยืมไม่ว่าจะเป็นธนาคารพาณิชย์ หรือสถาบันการเงินอื่น ๆ ซึ่งการอนุมัติการกู้ยืมผู้ให้กู้จะต้องพิจารณาในความเชื่อถือ และความสามารถในการชำระหนี้ของกิจการนั้น ๆ หน่วยงานของรัฐบาลที่เกี่ยวข้อง กรมสรรพากร กระทรวงพาณิชย์ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงการคลัง ฯลฯ ต่างก็เป็นหน่วยงานของรัฐสนใจข้อมูลทางการบัญชีเพื่อการจัดสรรทรัพยากร ในการจัดเก็บภาษี ซึ่งการควบคุมทางด้านการจัดทำบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี

เพื่อเป็นการส่งเสริมการลงทุน การกำกับดูแลและควบคุมการประกอบการของธุรกิจ ซึ่งนอกจากนั้นข้อมูลทางการบัญชีจากงบการเงินของธุรกิจโดยรวม และยังช่วยให้หน่วยงานของรัฐได้นำไปวิเคราะห์สภาพเศรษฐกิจของทั้งประเทศ

เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการพยากรณ์แนวโน้มทางเศรษฐกิจของประเทศ ทำให้เป็นประโยชน์ในการกำหนดนโยบายต่างๆ ของรัฐบาลได้ ยังมีบุคคลทั่วไป หรือประชาชนผู้ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานของกิจการ และอาจเป็นผู้ลงทุนซื้อหุ้นในตลาดหลักทรัพย์ หรือผู้สนใจจะลงทุนในอนาคต ซึ่งต้องการทราบข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีการเงิน

เพื่อประกอบการตัดสินใจที่จะลงทุนซื้อหุ้น ซึ่งข้อมูลจะช่วยให้บุคคลผู้สนใจเหล่านั้นสามารถตัดสินใจ ในการเลือกลงทุนและพิจารณาแล้วว่าจะสามารถให้ผลตอบแทนได้อย่างน่าพอใจแค่ไหน

ผู้บริหารกิจการมีข้อมูลเพียงพอที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจบริหารกิจการได้

วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชี คือ (The Purpose of Accounting)  เพื่อบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นของกิจการ จำแนก และสรุปผลเพื่อให้ได้ข้อมูลทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ของบุคคลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารกิจการ เจ้าของกิจการ หรือบุคคลอื่น ๆ เช่น เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล หรือบุคคลที่สนใจ ประโยชน์ของการจัดทำบัญชี (The Benefits of Accounting) ทำให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุม และดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการที่มีอยู่ไม่ให้สูญหาย ทำให้ผู้บริหารกิจการมีข้อมูลเพียงพอที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจบริหารกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการได้อย่างถูกต้อง ทำให้บุคคลภายนอกกิจการสามารถมีข้อมูลทางการบัญชีของกิจการ เพื่อใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ

กิจการเหล่านี้จะนำข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการวางนโยบายของกิจการ

ผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี (Users of Accounting Information)  

เจ้าของกิจการ (The Owner) หากกิจการเป็นกิจการเจ้าของคนเดียว  เจ้าของก็คือผู้ก่อตั้งกิจการ แต่ถ้าเป็นกิจการห้างหุ้นส่วน เจ้าของกิจการก็คือผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคน และถ้าเป็นกิจการบริษัทจำกัด เจ้าของกิจการก็คือผู้ถือหุ้น ซึ่งเจ้าของกิจการเหล่านี้จะนำข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการวางนโยบายของกิจการ เช่นจะขยายกิจการ หรือจะเลิกกิจการซึ่งการตัดสินใจในเรื่องเหล่านี้จะต้องอาศัยข้อมูลทางการบัญชีของกิจการว่าที่ผ่านมากิจการมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร และ ณ ปัจจุบันกิจการมีฐานะทางการเงินเป็นอย่างไร เป็นต้น

ผู้บริหาร (Manager) ในกิจการประเภทห้างหุ้นส่วนและบริษัทจำกัด เจ้าของกิจการอาจจะเป็นคนเดียวกับผู้บริหารหรือไม่ก็ได้ ซึ่งผู้บริหารนี้จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการบริหารกิจการให้ประสบผลสำเร็จตามนโยบายที่ได้รับจากเจ้าของกิจการ

เจ้าหนี้หรือแหล่งเงินกู้ต่าง ๆ (Creditors) เจ้าหนี้จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจที่จะให้เครดิตกับกิจการ โดยจะพิจารณาจากฐานะทางการเงินของกิจการ ความสามารถในการชำระคืนเงินต้นและดอกเบี้ยของกิจการ เป็นต้น

นักลงทุน (Investors) นักลงทุนจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจในการที่จะเข้ามาลงทุนในกิจการ โดยผู้ลงทุนจะพิจารณาจาก ผลการดำเนินงานของกิจการ ฐานะทางการเงินของกิจการ ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับ นโยบายการจ่ายเงินปันผลของกิจการ เป็นต้น

ลูกค้าและซัพพลายเออร์ (Customers and Suppliers) ลูกค้าและซัพพลายเออร์จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจที่จะค้าขายกับกิจการ โดยจะพิจารณาจากผลการดำเนินงานของกิจการ ฐานะทางการเงินของกิจการ สภาพคล่องของกิจการ เป็นต้น

พนักงานหรือลูกจ้าง (Employees) พนักงานหรือลูกจ้างจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจในการทำงานกับกิจการ โดยจะพิจารณาจากความมั่นคงคือฐานะทางการเงินของกิจการ ผลการดำเนินงานของกิจการ   เพื่อประเมินความสามารถในการจ่ายค่าจ้างค่าตอบแทน และโอกาสในการจ้างงาน

คู่แข่ง (Competitors) คู่แข่งจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการตัดสินใจบริหารงานของคู่แข่ง เพื่อจะให้สามารถแข่งขันกับกิจการได้

รัฐบาลและหน่วยงานราชการ (Government Agencies) หมายถึงหน่วยงานราชการที่ต้องการข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในงานต่าง ๆ ของทางราชการ เช่น กรมสรรพากรต้องการนำข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้คำนวณการจัดเก็บภาษี หรือ นำไปเป็นฐานในการคำนวณรายได้ ประชาชาติ หรือจัดทำสถิติต่าง ๆ บุคคลทั่วไป เช่น นิสิต นักศึกษา อาจารย์ ที่ต้องการนำข้อมูลทางการบัญชีของกิจการไปใช้ในการเรียนการสอน สื่อมวลชนต้องการนำไปเสนอข่าว เป็นต้น

จะเห็นได้ว่าผู้ที่ใช้ข้อมูลทางการบัญชี ของกิจการมีด้วยกันมากมายหลายฝ่าย ซึ่งแต่ละฝ่ายก็ต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันไป โดยเราจะแบ่งผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชีได้เป็น 2 ฝ่ายใหญ่ ๆ คือ ฝ่ายผู้ใช้ภายในกิจการ (Internal Users) อันได้แก่ เจ้าของและผู้บริหารกิจการ กับฝ่ายผู้ใช้ภายนอกกิจการ (External Users) อันได้แก่ เจ้าหนี้ ผู้ลงทุน หน่วยงานรัฐบาล และอื่น ๆ

ดังนั้น ข้อมูลทางการบัญชีเราจึงสามารถแบ่งได้เป็น 2 ส่วนเช่นเดียวกัน คือ ข้อมูลทางการบัญชีที่นำเสนอแก่ผู้ใช้ภายในกิจการเราเรียกว่า การบัญชีบริหารหรือการบัญชีเพื่อการจัดการ (Managerial Accounting) กับข้อมูลทางการบัญชีที่นำเสนอแก่ผู้ใช้ภายนอกกิจการเราเรียกว่า การบัญชีการเงิน (Financial Accounting)