หนังสือยืนยันยอด เจ้าหนี้ ต้องทำอย่างไร

การขอคำยืนยันยอดธนาคาร ลูกหนี้และเจ้าหนี้ ซึ่งจำเป็นต้องมีการเตรียมการ เช่น การประสานขอข้อมูลจากลูกค้า การจัดทำหนังสือขอคำยืนยันยอด การกำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการส่งหนังสือขอยืนยันยอดเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับคำตอบกลับมาทันเวลา ฯลฯ

ทั้งนี้ชาวออดิทอย่าลืม ศึกษาข้อกำหนดในมาตรฐานการสอบบัญชี รหัส 505 เรื่อง การขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอก โดยทั่วไปแล้วการขอคำยืนยันยอดมักถูกจัดทำเป็นหนังสือขอคำยืนยันยอดทางไปรษณีย์ ซึ่งเป็นหลักฐานการสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือ แต่ในบางสถานการณ์ ชาวออดิทจำเป็นต้องขอคำยืนยันยอดทางอิเล็กทรอนิคส์ เช่น ทางโทรสาร หรืออีเมล เนื่องจากมีการส่งหนังสือขอคำยืนยันยอดไปรอบแรกทางไปรษณีย์ แล้วยังไม่ได้รับการตอบกลับแล้วจำเป็นต้องการคำตอบกลับเร่งด่วน หรือการขอคำยืนยันยอดจากต่างประเทศ

ซึ่งถ้าส่งเป็นจดหมายพับซองแล้วรอตอบกลับอาจกินเวลานานไม่ทันใจวัยโจ๋ อีกทั้งต้องร้องเพลงรอ การขอคำยืนยันยอดทางอิเล็กทรอนิคส์เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ผู้สอบบัญชีสามารถใช้เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานการสอบบัญชีที่เหมาะสม อย่างไรก็ตามการขอคำยืนยันยอดทางอิเล็กทรอนิคส์จะมีความเสี่ยงเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับการขอคำยืนยันยอดทางไปรษณีย์

ดังนั้น หากผู้สอบบัญชีต้องการขอคำยืนยันยอดทางอิเล็กทรอนิคส์ควรคำนึงถึงเรื่องดังต่อไปนี้
– การพิสูจน์ว่าผู้ที่ผู้สอบบัญชีส่งคำยืนยันไปถึงและผู้ที่ตอบคำยืนยันยอดกลับมาว่าเป็นบุคคลที่มีตัวตน มีความเหมาะสม และมีรายการธุรกิจกับกิจการจริง
– การควบคุมการจัดส่งและการรับคำยืนยันยอดซึ่งผู้สอบบัญชี ต้องควบคุมขั้นตอนต่างๆ ด้วยตนเอง
– ผู้สอบบัญชีอาจพิจารณาทำขั้นตอนอื่นๆ ประกอบ เพื่อให้มั่นใจในคำยืนยันที่ได้รับทางอิเล็กทรอนิคส์ เช่น ขอให้ส่งคำยืนยันยอดกลับมาทางไปรษณีย์อีกครั้ง เป็นต้น

1. เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร
2. ตั๋วเงินจ่าย
3. เจ้าหนี้
4. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
5. รายได้ รับล่วงหน้า
6. หนี้สินที่คาดว่าจะเกิดขึ้น
7. หนี้สินโดยประมาณ
8. ส่วนของหนี้สินระยะยาวที่ครบกำหนดชำระภายใน 1 ปี