วิธีการเงินสดย่อย จ่ายค่าใช้จ่าย?

ในทางปฏิบัติการจ่ายเช็คชำระหนี้หรือจ่ายค่าใช้จ่ายย่อมไม่เป็นวิธีที่สะดวกในทุกกรณีรายจ่ายเบ็ดเตล็ดรายละเล็กละน้อย จำเป็นที่จะต้องจ่ายให้แก่ผู้รับเงินเป็นเงินสด จึงมีวิธีการตั้งผู้รักษาเงินสดย่อยขึ้นรับผิดชอบจ่ายเงินรายย่อยๆ จากเงินซึ่งได้รับอนุมัติให้เบิกมาจ่ายอีกต่อหนึ่ง

ระเบียบการจ่ายเงินก็ต้องมีการเซ็นอนุมัติโดยผู้มีหน้าที่รับผิดชอบ วิธีการเงินสดย่อยอาจทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่มักจะใช้กันมากคือ Imprest System เป็นวิธีที่มอบความรับผิดชอบให้แก่ผู้รักษาเงินสดย่อยด้วยจำนวนหนึ่ง เป็นต้นว่า 1,000 บาท ผู้รักษาเงินสดย่อยจะจ่ายเงินจำนวนนี้ตามใบสำคัญหรือใบเบิกเงินที่ได้รับอนุมัติแล้ว เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยจ่ายเงินไปจนเกือบหมดแล้ว หรือเมื่อสิ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ก้จะขอเบิกเงินมาเพิ่มเติมเท่ากับจำนวนยที่ได้จ่ายไป โดยยื่นใบสำคัญประกอบการขอเบิกจ่าย ตามวิธีนี้สมุดเงินสดย่อยเป็นเพียงสมุดบันทึกความจำของผู้รักษาเงินสดย่อยเท่านั้น ค่าใช้จ่ายจากเงินสดย่อยจะนำมาลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่าย เมื่อจ่ายชดเชยให้ผู้รักษาเงินสดย่อย

วิธีการเงินสดย่อยอาจทำโดยวิธีอื่นๆ ได้อีก คือ ในการขอเบิกชดเชยค่าใช้จ่ายที่ได้จ่ายไป ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นจะต้องเบิกเงินเท่ากับจำนวนเงินที่จ่ายไป อาจเบิกมากกว่าหรือน้อยกว่าก็ได้ สมุดเงินสดย่อยอาาจถือเป็นสมุดจดรายการขั้นต้นสำหรับ Post ไปลงบัญชีแยกประเภทโดยตรง คือเมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายจากเงินสดย่อย ก้ให้เดบิตบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆและเครดิตบัญชีเงินสดย่อย สำหรับเงินที่ผู้รักษาเงินสดย่อยได้รับมาจ่าย หรือได้รับโดยขอเบิกเพิ่มเติม ให้เดบิตบัญชีเงินสดย่อยและเครดิตบัญชีธนาคาร วิธีนี่เรียกว่า Fluctuating Fund Method ซึ่งเป็นวิธีที่แตกต่างจาก Imprest System myh ทั้งในด้านเงินสดย่อย และด้านการบันทึกบัญชี