ลักษณะของระบบบัญชี
มีความเที่ยงตรง
ลักษณะของระบบบัญชีนั้น จะเป็นในส่วนของสำนักงานต่างๆ ที่ใช้ข้อมูลจริงๆในการบนทึกการทำบัญชี ต้องอมีความเที่ยงตรงในการดำเนินงาน ต้องมีรายการเงินอย่างละเอียดทุกรายการ ทำให้สามารถทำการเปรียบเทียบข้อมูลต่างๆได้ง่าย ไม่ว่าจะในอดีตหรือว่าปัจจุบันก็ตาม มันเป็นประโยชน์อย่างหนึ่งในการสร้างงบประมาณต่างๆ และการเช็คค่าใช้จ่ายต่างๆ เมื่อถึงเวลาต้องใช้งบการเงิน เราก็จะรู้ได้ว่า สามารถเสนองบการเงินได้เท่าไหร่ เพื่อนำมาเป็นในส่วนของการบริหารงาน หรือต้องกู้เงินมาทำการบริหารธุรกิจเท่าไหร่เป็นต้น
สำหรับการทำบัญชี จะมีระบบการทำต่างๆที่ต้องทำการบันทึกข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นภายในของกิจการหรือว่าภายนอกของกิจการก็ตาม เช่นการแยกประเภทบัญชีต่างๆของลูกหนี้ ให้เราได้รู้ว่ายังมียอดค้างชำระเท่าไหร่ โดยในส่วนนี้ เจ้าหนี้ก็ต้องมีรายละเอียดของลูกหนี้แต่ละคนอย่างชัดเจน, หรือการทำบัญชีเพื่อแยกประเภทเจ้าหนี้ เพื่อทำการเช็คยอดค้างชำระต่างๆ ซึ่งก็ต้องมีรายละเอียดของเจ้าหนี้เช่นกัน ต่อมาเป็นในส่วนของบัญชีการคลัง จะเป็นการบันทึกรายรับรายจ่ายต่างๆในคลังของธุรกิจ เพื่อให้มีการแยกยอดสินค้าต่างๆแต่ละรายการ หรือในส่วนของบัญชีเงินเดือน ก็จะเป็นการบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆของพนักงานแต่ละคน ภาษีต่างๆ จนสามารถเช็คได้ว่ามียอดเข้าประกันสังคมเท่าไหร่ ทางด้านสมุดเงินสด ก็จะมีการแยกเป็นสมุดเงินสดรายรับและสมุดเงินสดรายจ่าย สำหรับการบันทึกเงินสดเท่านั้น, ต่อมาเป็นบัญชีสินทรัพย์ถาวร เพื่อบันทึกราคาต้นทุนของทรัพย์สิน เพื่อเป็นการแสดงในส่วนของค่าเสื่อมราคา, สุกท้ายบัญชีอื่นๆ ก็จะมีเป็นการบันทึกทั่วไปเช่น ค่าใช้จ่าย ยอดขายและต้นทุนเป็นต้น แต่นักบัญชีที่ดีก็ต้องมีจรรยาบรรณในวิชาชีพนี้ด้วยเช่นกัน โดยต้องมีความละเอียดรอบคอบเป็นอย่างมาก และก็ต้องมีความรู้วามสามารถในเฉพาะด้าน เพื่อให้สามารถกล้าแสดงความคิดเห็นได้อย่างชัดเจน เพราะว่ามันเป็นสิ่งหนึ่งที่จะช่วยพัฒนาตนเองให้เป็นนักบัญชีที่ดีและมีคุณภาพ และนี่ก็เป็นระบบบัญชีต่างๆที่นักบัญชีต้องพบเจอในหน้าที่การงาน
ระบบบัญชีที่มีความเที่ยงตรง (Accurate Accounting System) คือ ระบบที่บันทึกและรายงานข้อมูลการเงินขององค์กรอย่างถูกต้องและแม่นยำในทุกขั้นตอนของกระบวนการบัญชี ระบบบัญชีที่มีความเที่ยงตรงมีลักษณะดังนี้
- การบันทึกข้อมูลที่เที่ยงตรง ข้อมูลการเงินต้องถูกบันทึกโดยถูกต้อง ไม่มีข้อมูลที่หายไปหรือถูกปรับแก้โดยไม่ถูกต้อง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในระบบบัญชีที่มีความเที่ยงตรง
- การเปรียบเทียบและตรวจสอบ ระบบบัญชีต้องมีกระบวนการเปรียบเทียบและตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกบันทึกถูกต้อง รวมถึงการตรวจสอบระหว่างรายการเงินที่มีการส่งสัญญาณเตือนในกรณีพบข้อผิดพลาดหรือความไม่สัมพันธ์
- การบันทึกและสรุปข้อมูลเวลาเดียวกัน ข้อมูลการเงินควรถูกบันทึกในระบบในเวลาเดียวกันที่เกิดเหตุการณ์ และสรุปข้อมูลไปยังบัญชีหลักในระบบเดียวกันในเวลาเดียวกัน เพื่อประกันความสอดคล้องและความถูกต้องของข้อมูล
- การตรวจสอบการคำนวณ การคำนวณทางการเงินเช่น การหาผลรวม, การคำนวณภาษี, และการคำนวณค่าใช้จ่ายควรถูกต้องตามกฎหมายและหลักการบัญชีสากล
- การบันทึกความสัมพันธ์ ระบบบัญชีควรบันทึกความสัมพันธ์ระหว่างบัญชีที่เกี่ยวข้องโดยถูกต้อง เพื่อให้สามารถติดตามรายการการเงินและสถานะการเงินได้อย่างถูกต้อง
- การรายงานข้อมูลการเงินที่มีความเที่ยงตรง ระบบบัญชีควรสร้างรายงานการเงินที่มีความถูกต้องและเที่ยงตรง เพื่อให้ผู้ใช้ข้อมูลการเงินสามารถตัดสินใจทางการเงินอย่างมั่นใจ
การรักษาระบบบัญชีที่มีความเที่ยงตรงเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารการเงินและการดำเนินกิจกรรมธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การมีระบบบัญชีที่มีความเที่ยงตรงยังช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินและเสริมสร้างความเชื่อมั่นในผู้ลงทุนและผู้เกี่ยวข้องทางธุรกิจ
