ประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น
สมุดรายวัน (Journal) เป็นเครื่องมือทางบัญชีที่ใช้ในกระบวนการบันทึกธุรกรรมการเงินของธุรกิจหรือองค์กรของคุณทุกวัน สมุดรายวันเป็นหนึ่งในขั้นตอนการทำบัญชีพื้นฐานและมีหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินอย่างเป็นระเบียบและระเอียด เพื่อให้สามารถสรุปและจัดเก็บข้อมูลการเงินในภายหลังได้ง่ายขึ้น.
การใช้สมุดรายวันมีขั้นตอนหลักคือ
- การบันทึกธุรกรรม เมื่อเกิดธุรกรรมการเงิน เช่น การซื้อขายสินค้าหรือบริการ การรับหรือจ่ายเงิน การยืมหรือให้กู้ยืม เงิน ค่าเช่า ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ให้ทำการบันทึกลงในสมุดรายวัน โดยระบุวันที่ เงินที่เกี่ยวข้อง และรายละเอียดของธุรกรรม
- การจัดระเบียบข้อมูล ข้อมูลที่บันทึกในสมุดรายวันจะถูกจัดระเบียบตามรูปแบบที่เรียกว่า “บัญชี-รายวัน” (Journal Entry) ซึ่งประกอบด้วยบัญชีที่เกี่ยวข้อง จำนวนเงินที่เดินทางระหว่างบัญชี และคำอธิบายของธุรกรรม
- การสรุปธุรกรรม ในสมุดรายวัน จะมีการบันทึกธุรกรรมทุกครั้งที่เกิดขึ้น ซึ่งจะให้ข้อมูลสำคัญในการบันทึกบัญชีและจัดทำรายงานการเงินในภายหลัง การสรุปธุรกรรมส่วนใหญ่จะเรียกว่า “ยอดรวมวัน” (Daily Total) โดยจะรวมยอดเงินที่เดินทางระหว่างบัญชีและแยกแยะตามประเภทของธุรกรรม เช่น ยอดรวมวันสำหรับการขายสินค้า ยอดรวมวันสำหรับค่าใช้จ่าย และอื่น ๆ
- การปิดสมุดรายวัน ทุกสิ้นวันหรือสิ้นงวดเวลาที่กำหนด สมุดรายวันจะถูกปิดโดยการรวมยอดรวมวันทั้งหมดและยกเลิกยอดเงินสดย่อย จากนั้นจะนำยอดรวมวันไปบันทึกในสมุดรายสัปดาห์หรือสมุดรายเดือนในขั้นตอนถัดไป
- การบันทึกรายวันอื่น ๆ สมุดรายวันยังสามารถใช้ในการบันทึกรายวันอื่น ๆ ที่ไม่ใช่ธุรกรรมการเงิน เช่น การจดบันทึกประจำวัน การติดตามงาน หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่สำคัญต่อกิจกรรมของธุรกิจ
สมุดรายวันเป็นเครื่องมือสำคัญในการบันทึกข้อมูลการเงินและการตรวจสอบความถูกต้องของบัญชี โดยข้อมูลที่บันทึกในสมุดรายวันจะถูกนำมาใช้ในกระบวนการทำบัญชีต่อไป เช่น การสรุปสมุดรายสัปดาห์ การทำบัญชีรายเดือน และการจัดทำรายงานการเงินสำคัญ
-สมุดรายวันทั่วไป เป็น สมุดบัญชีที่ใช้บันทึกรายการขั้นต้นทุกรายการที่ไม่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันเฉพาะ ในทุกกิจการจำเป็นต้องมีสมุดรายวันทั่วไป กรณีที่กิจการไม่ใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปจึงเป็นสมุดบัญชีขั้นต้นที่เป็นพื้นฐานสำคัญของทุกกิจการ
-สมุดรายวันเฉพาะ เป็นสมุดบัญชีที่ใช้บันทึกรายการขั้นต้นที่มีจำนวนมากและรายการเฉพาะประเภทใดประเภทหนึ่งที่กำหนดไว้เท่านั้น เช่น รายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ และ รายการรับเงิน เป็นต้น
อ่านเพิ่มเติม >> สมุดบัญชีแยกประเภท
