พิสูจน์ยอดเงินสดย่อย
การพิสูจน์ยอดเงินสดย่อย (Petty Cash Reconciliation) เป็นกระบวนการที่ใช้ในการตรวจสอบและบันทึกยอดคงเหลือของเงินสดในกล่องเงินสดย่อยขององค์กรหรือบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินสดย่อยยังถูกต้องตามบัญชีและไม่มีความขาดสัตย์หรือเกิดข้อผิดพลาดในการจัดการเงินสด เราสามารถพิสูจน์ยอดเงินสดย่อยได้ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
- บันทึกยอดเริ่มต้น เริ่มจากการบันทึกยอดเงินสดย่อยในกล่องเงินสดย่อยในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น วันแรกของเดือน) ยอดเริ่มต้นนี้จะถูกนำมาใช้ในการพิสูจน์ยอดสุดท้าย
- บันทึกรายการเบิก ในระหว่างระยะเวลาที่กำหนด, บันทึกรายการเบิกเงินสดย่อยทุกครั้งที่มีการใช้เงินสด รายการเบิกควรรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และรายละเอียดการจ่าย
- รวบรวมใบเบิกเงินสด ในสิ้นเดือนหรือระยะเวลาที่กำหนด, รวบรวมทุกใบเบิกเงินสดที่บันทึกแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการบันทึกและยอดเงินสดย่อยถูกต้อง
- คำนวณยอดสุดท้าย นำยอดเงินสดย่อยเริ่มต้นมาบวกรายการเบิกเงินสดทั้งหมดที่บันทึกแล้ว เพื่อหายอดสุดท้ายในกล่องเงินสดย่อย
- พิสูจน์ยอดเงินสดย่อย เทียบยอดสุดท้ายที่คำนวณได้กับยอดเงินสดจริงที่อยู่ในกล่องเงินสดย่อย ถ้ายอดสุดท้ายตรงกับยอดเงินสดจริง แสดงว่าการบันทึกและการจัดการเงินสดย่อยถูกต้อง
- ปรับข้อผิดพลาด ถ้าพบข้อผิดพลาดในรายการเบิกเงินสดหรือยอดเงินสดย่อยไม่ตรงกับการพิสูจน์ ให้ทำการปรับปรุงรายการให้ถูกต้อง
- บันทึกข้อมูล หลังจากที่ได้พิสูจน์ยอดเงินสดย่อยและปรับข้อผิดพลาด (ถ้ามี), ให้บันทึกข้อมูลของการพิสูจน์ยอดเงินสดย่อยไว้เพื่อรักษาเป็นเอกสาร
การพิสูจน์ยอดเงินสดย่อยเป็นกระบวนการสำคัญในการรักษาความถูกต้องและความโปร่งใสในการจัดการเงินสดในองค์กรหรือบริษัท และช่วยป้องกันการขาดสัตย์หรือข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีการเงิน
