เอกสารบัญชีหาย หรือเสียหาย ต้องทำอย่างไร?

เอกสารสำคัญที่กฏหมายใช้ตรวจสอบสถานะภาพของกิจการ

เอกสารบัญชีถือเป็นเอกสารสำคัญทางธุรกิจ เพราะนอกจากจะเป็นตัวแสดงสถานะภาพทางการเงินของธุรกิจแล้ว ยังเป็นเอกสารสำคัญที่กฏหมายใช้ตรวจสอบสถานะภาพของกิจการนั้นๆ ซึ่งกฏหมายได้ระบุไว้ว่าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี โดยเก็บไว้สถานประกอบกิจการหรือสถานที่ ที่ทำงานประจำตามที่ได้แจ้งกับกรมพัฒนาธุกิจการค้าไว้
อย่างไรก็ตามอาจมีหลายสถานการณ์เกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม ทำให้เอกสารทางบัญชีเสียหายหรือสูญหาย ดังนั้นในบทความนี้จะรวบรวมลำดับขั้นตอนที่ต้องทำ หากเอกสารทางบัญชีเสียหายหรือสูญหาย เพื่อให้ผู้ประกอบการหรือผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีสามารถปฏิบัติตามได้ถูกต้องหากเกิดกรณีดังกล่าว
ขั้นตอนในการดำเนินการ หากเอกสารบัญชีเสียหายหรือสูญหาย
1.  ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีทำการสำรวจและจดบันทึกว่าเอกสารบัญชีที่สูญหายปีและเดือนใด พร้อมถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน(กรณีเอกสารเสียหาย)
2.  ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจเพื่อลงบันทึกประจำวัน เนื่องเอกสารบัญชีเป็นเอกสารสำคัญของกิจการ
3.  ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งกับสารวัตรบัญชีที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ให้ทราบภายใน 15 วัน โดยสารวัตรบัญชีจะทำหน้าที่บันทึกและตรวจสอบหลักฐานการสูญหาย ในกรณีที่เอกสารทางบัญชีมีการเคลื่อนย้ายและไม่ได้ถูกเก็บไว้ในที่ที่แจ้งไว้กับกรมพัฒนาธุกิจการค้า ซึ่งสารวัตบัญชีอาจตั้งข้อสันนิษฐานได้ว่าผู้จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้เอกสารเสียหาย บิดเบือนหรือทำให้สูญหาย
4.  ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เตรียมเอกสารสำคัญประกอบการยื่นแจ้งเอกสารบัญชีสูญหาย/เสียหาย ดังนี้
– ดาวน์โหลดแบบแจ้งบัญชีสูญหายที่เว็บไซต์ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าพร้อมกรอกรายละเอียดให้ถูกต้อง
– เตรียมสำเนาทะเบียนพาณิชย์กรณีประกอบธุรกิจในรูปแบบกิจการคนเดียว หรือสำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกรณีจดทะเบียนในรูปนิติบุคคล เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล
5.  เตรียมหลักฐานที่แสดงว่ามีการสูญหาย/เสียหายจริง เช่น ภาพถ่ายของสถานที่เหตุประกอบกิจการในกรณีเอกสารบัญชีเสียหาย  แต่หากเอกสารบัญชีไม่ได้ถูกเก็บไว้ที่สถานประกอบการ ผู้จัดทำบัญชีต้องยื่นหลักฐานเพิ่มเติมให้กับสารวัตรบัญชีเพื่อแก้ข้อกล่าวหาเจตนาทำให้เอกสารเสียหาย บิดเบือนหรือทำให้สูญหาย มิฉะนั้นผู้จัดทำบัญชีจะมีความผิดทางกฏหมาย
6. กรณีจัดตั้งในรูปแบบห้างหุ้นส่วน ต้องเตรียมหนังสือมอบอำนาจลงลายมือประทับของทุกหุ้นส่วนพร้อมประทับตราสำคัญ (ถ้ามี)
7.  การยื่นแบบแจ้งเอกสารบัญชีสูญหาย/เสียหาย
– กรณีสถานประกอบการตั้งอยู่ที่กรุงเทพ ให้ยื่นแบบที่สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
– กรณีสถานประกอบการตั้งอยู่ต่างจังหวัด ให้ยื่นแบบที่สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าของจังหวัดนั้นๆ
8. เมื่อผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีได้ยื่นแบบแจ้งบัญชีสูญหายพร้อมเอกสารต่างๆ เป็นที่เรียบร้อย เจ้าหน้าที่จะรับคำขอพร้อมทำการตรวจสอบแบบแจ้งและทำการลงทะเบียนรับคำขอ จากนั้นสารวัตiบัญชีจะทำหน้าที่ตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่างๆเพื่อยืนยันว่าบัญชีได้สูญหายหรือเสียหายจริง จากนั้นจะพิจารณาการรับแจ้งซึ่งหากเห็นชอบว่าเอกสารมีการเสียหายหรือสูญหายจริง เจ้าหน้าที่จะจัดส่งแบบแจ้งนี้ให้กับผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อเก็บเป็นหลักฐานและนำไปยื่นต่อกรมสรรพากรต่อไป ซึ่งใช้เวลาประมาณ 1-2 อาทิตย์ในการดำเนินการในขั้นตอนนี้
ซึ่งทั้งหมดนี้คือการสรุปขั้นตอนสำหรับการดำเนินการหากเอกสารบัญชีหายหรือสูญหาย อย่างไรก็ตามกิจการอาจจำเป็นต้องใช้ข้อมูลในเอกสารบัญชีเหล่านั้น ซึ่งสามารถขอสำเนาซื้อและสำเนาขายจากคู่ค้าของกิจการเพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลทดแทนได้
การแจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้อง ใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย
1. ระยะเวลาในการแจ้ง ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีภายใน 15 วัน นับแต่วันทีทราบหรือควรทราบถึงการสูญหาย หรือเสียหายนั้น
2. เอกสารหลักฐานประกอบการยื่นแบบแจ้งสูญหายฯ (1) แบบแจ้งบัญชีสูญหายฯ (ส.บช.2) จำนวน 2 ชุด (ดาวน์โหลดแบบพิมพ์) กรณีสำนักงานแห่งใหญ่ ตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ หรือ จำนวน 3 ชุด กรณีสำนักแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในต่างจังหวัด (2) สำเนาหลักฐานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ดังนี้ – สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล กรณีเป็นนิติบุคคล หรือ – สำเนาทะเบียนพาณิชย์ กรณีเป็นนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย หรือ บุคคลธรรมดา หรือ – สำเนาการขอมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร กรณีเป็นกิจการร่วมค้า (3) ภาพถ่ายสถานที่เกิดเหตุ กรณีบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีเสียหาย (4) หลักฐานที่แสดงได้ว่ามีการสูญหาย/เสียหายจริง (5) หนังสือมอบอำนาจที่ติดอากรครบถ้วนพร้อมสำเนาบัตรประชาชนผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ กรณีที่ผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลมอบหมายให้ผู้อื่นทำการแทน หมายเหตุ สำเนาเอกสารประกอบคำขออนุญาตทุกฉบับจะต้องลงลายมือชื่อ รับรองสำเนาโดยผู้มีอำนาจทำการแทนนิติบุคคลพร้อมประทับตราสำคัญ (ถ้ามี) หรือ โดยผู้รับมอบอำนาจ แล้วแต่กรณี
3. สถานที่ยื่นแบบแจ้งบัญชีสูญหายฯ * กรณีสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร ยื่นได้ที่สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ * กรณีสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในต่างจังหวัด ยื่นได้ที่สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าจังหวัด ซึ่งเป็นสถานที่ตั้งของธุรกิจ หรือสำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
ขั้นตอนและแนวทางการพิจารณางานการอนุญาตและรับแจ้ง ตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543
การแจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหายสูญหายหรือเสียหาย พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 15 กำหนดว่า “ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น” โดยมีขั้นตอนการดำเนินการ ดังนี้
1. การรับแบบแจ้งฯ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ประสงค์จะแจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหายยื่น แบบ ส.บช. 2 พร้อมด้วยหลักฐานเอกสารตามที่ระบุไว้ใน แบบ ส.บช. 2 โดยยื่นต่อสารวัตรบัญชีประจำสำนักงานบัญชีประจำท้องที่ ณ สำนักงานบัญชีประจำท้องที่ที่มีเขตอำนาจในจังหวัดที่สำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ หรือยื่นต่อสารวัตรใหญ่บัญชี สำนักงานกลางบัญชี ณ สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมทะเบียนการค้า ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น ซึ่งในขั้นตอนนี้เจ้าหน้าที่จะรับคำขอพร้อมอธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานและข้อบกพร่อง (ถ้ามี) โดยใช้เวลาประมาณ 30 นาที
2. ตรวจแบบแจ้งฯ และเอกสารประกอบ เจ้าหน้าที่จะตรวจแบบแจ้งบัญชีและเอกสารสูญหายหรือเสียหาย รวมทั้งตรวจสอบเอกสารหลักฐานเพื่อประกอบการพิจารณาว่าบัญชีและเอกสารสูญหายหรือเสียหายจริง และผู้ขอมีเจตนาแจ้งข้อความเป็นเท็จต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี หรือไม่ โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 2 วัน
3. ลงทะเบียนรับคำขอ เจ้าหน้าที่จะส่งลงทะเบียนรับคำขอ โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 1/2 วัน
4. การพิจารณารับแจ้ง เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบรายการทางทะเบียน และหลักฐานเพื่อรวบรวมข้อมูลประกอบการพิจารณาพร้อมทั้งสรุปข้อเท็จจริงนำเสนอสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีพิจารณาให้ความเห็นชอบก่อนรับแจ้ง และ/หรือบันทึกส่ง สกค. ดำเนินคดี กรณีไม่เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดพร้อมจัดทำหนังสือแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 5 วัน
5. จัดส่งหนังสือแจ้งผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่จะจัดส่งแบบแจ้งให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน จัดส่งหนังสือแจ้งสรรพากร และสำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าจังหวัดทราบ กรณีเป็นธุรกิจในส่วนภูมิภาค และ/หรือสำนักกฎหมายและคดี พิจารณาดำเนินคดี หากอยู่ในหลักเกณฑ์ดำเนินคดี โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 3 วัน(Flowchart การแจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย