วิเคราะห์รายการ 1 คำนวณรายการจากนั้นจึงทำการบันทึกบัญชีจริง?

เราจะทำการวิเคราะห์รายการและคำนวณรายการ จากนั้นจึงทำการบันทึกบัญชี

         เมื่อเกิดรายการเคลื่อนไหวทางบัญชี เริ่มแรกเลยเราจะทำการวิเคราะห์รายการและคำนวณรายการ จากนั้นจึงทำการบันทึกบัญชีในสมุดบัญชีเล่มต่าง ๆ แล้วจึงทำการปิดบัญชีเพื่อจัดทำงบการเงิน ด้วยยอดเงินที่เท่ากัน แต่อย่างไรก็ตามการบันทึกบัญชีอาจมีข้อผิดพลาดหรือไม่ถูกต้องหรือเป็นข้อบกพร่องที่สามารถเกิดขึ้นได้ ดังนั้น   

        เมื่อตรวจพบเจอแล้วก็สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้ โดยคนทำบัญชีควรแก้ไขรายการที่ผิดพลาดทันทีเพื่อไม่ให้หลงลืมและเนิ่นนานออกไปอีก การแก้ไขข้อผิดพลาดทางบัญชี ในการแก้ไขข้อผิดพลาดทางการบัญชีนั้น ผู้ทำบัญชีจะต้องดำเนินการหรือปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 39 (ปรับปรุง 2550) ที่เป็นส่วนเกี่ยวกับ ข้อผิดพลาด ซึ่งได้อธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ คือ ข้อผิดพลาดในงวดก่อน หมายถึง การที่คนทำบัญชีละเว้นและได้แสดงรายการที่ผิดพลาดลงไปในงบการเงินของกิจการในงวดบัญชีก่อน ๆ อันเกิดจากการใช้อย่างผิดพลาดหรือการไม่ใช้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือ ซึ่งมีอยู่ในงบการเงินงวดก่อนที่ได้รับการอนุมัติให้เผยแพร่ นอกจากนี้สามารถคาดการณ์ได้อย่างสมเหตุสมผลว่าสามารถหาข้อมูลได้ และนำมาใช้ในการจัดทำและแสดงรายการในงบการเงิน ข้อผิดพลาดดังกล่าวรวมถึงผลกระทบจากการคำนวณผิดพลาด และข้อผิดพลาดจาการใช้นโยบายการบัญชี การมองข้าม การตีความข้อเท็จจริงผิดพลาด และการทุจริต เป็นต้น

เมื่อเกิดข้อผิดพลาดทางการบัญชีขึ้นจึงต้องมีการปรับปรุงงบการเงินย้อนหลัง ทำได้ด้วยการแก้ไขการรับรู้ การวัดมูลค่า และการเปิดเผยจำนวนเงินขององค์ประกอบงบการเงินงวดก่อน ทำเหมือนกับว่าข้อผิดพลาดไม่เคยเกิดขึ้นเลยในงวดก่อน สาเหตุของการเกิดข้อผิดพลาดทางบัญชี ข้อผิดพลาดทางการบัญชี เกิดจากหลายสาเหตุ เช่น การบันทึกบัญชีผิดจากที่เป็นจริง ข้อผิดพลาดอาจเกิดจากความตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ได้ แต่ย่อมส่งผลกระทบต่องบการเงินของกิจการ จึงต้องมีการแก้ไขข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง สาเหตุส่วนใหญ่ที่ตรวจพบในการทำบัญชีผิดพลาดมาจาก 2 สาเหตุหลัก คือ หนึ่ง เกิดจากความไม่ตั้งใจ อาจเกิดจากการขาดความระมัดระวังและรู้เท่าไม่ถึงการณ์  ไม่เข้าใจหรือเข้าใจผิดพลาด เช่น วิเคราะห์รายการผิด เช่น ซื้อสินค้า แต่บันทึกเป็นค่าซ่อมแซม เป็นต้น หรือมีการบันทึกจำนวนตัวเลข มากหรือน้อยกว่า หรือสลับเลขกัน นอกจากนี้อาจเกิดจากการไม่ปรับปรุงรายการ ณ วันสิ้นงวดบัญชี   สอง เกิดจากความตั้งใจที่จะให้ผิดพลาดเพื่อประโยชน์ต่อกิจการ

การผิดพลาดเช่นนี้จะไม่ทำการแก้ไขหากบุคคลภายนอกตรวจไม่เจอ ยกตัวอย่าง เพื่อใช้ข้อมูลในการขอกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงิน  เพื่อปกปิดความผิดที่เกิดจากการทุจริต เป็นการหลีกเลี่ยงภาษี เพื่อปิดบังการดำเนินงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ และเพื่อให้มีการจ่ายโบนัสหรือผลประโยชน์อื่นใด ที่คำนวณจากกำไรให้สูงกว่าความเป็นจริง การทำบัญชีอาจมีการผิดพลาดบ้าง ซึ่งเมื่อตรวจพบเจอแล้วก็ให้ทำการแก้ไข เพื่องบการเงินจะได้ถูกต้องต่อไป