การผ่านรายการ
การผ่านรายการ คือ (Posting) การผ่าน/การนำข้อมูลรายงานการค้าจากสมุดบัญชีขั้นต้นไปบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล/รายการนั้นๆ เพื่อหายอดคงเหลือของแต่ละบัญชีต่อไป
โดยเมื่อผ่านรายการเสร็จแล้วต้องอ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้น และเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภท เป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทใด หน้าบัญชีใดและเลขที่บัญชีอะไร เพื่อสามารถตรวจสอบกลับไปได้อย่างถูกต้อง
การผ่านรายการ (Posting) เป็นกระบวนการที่ผู้บัญชีทำเพื่อบันทึกรายการบัญชีลงในบัญชีสมุดรายการบัญชีของบริษัทหรือองค์กร รายการบัญชีจะถูกบันทึกลงในบัญชีสมุดเพื่อจัดเก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวของเงินและทรัพย์สินต่าง ๆ ในองค์กร รายการบัญชีที่ถูกบันทึกลงในบัญชีสมุดจะต้องถูกตรงตามกฎระเบียบและข้อกำหนดทางการบัญชี เพื่อให้ข้อมูลการเงินและการบัญชีมีความถูกต้องและเป็นไปตามหลักการบัญชีที่เรียบง่ายและชัดเจน
กระบวนการการผ่านรายการประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
-
รับข้อมูลการรายการ ในขั้นตอนนี้ จะมีการรับข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่ต้องการบันทึกลงในบัญชีสมุด ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นใบสำคัญ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือข้อมูลการทำธุรกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
-
เลือกบัญชีที่ถูกต้อง ในขั้นตอนนี้ ผู้บัญชีจะต้องเลือกบัญชีที่เหมาะสมสำหรับรายการที่ต้องการบันทึก บัญชีจะต้องตรงตามลักษณะของรายการ เช่น บัญชีเงินสดสำหรับการรับเงินสด บัญชีลูกหนี้สำหรับการรับเงินจากลูกค้า หรือบัญชีสินค้าคงคลังสำหรับการบันทึกรายการซื้อขายสินค้า
-
บันทึกรายการ ในขั้นตอนนี้ รายการจะถูกบันทึกลงในบัญชีสมุด โดยมีการระบุจำนวนเงินที่เคลื่อนไหว วันที่ของรายการ และคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับรายการนั้น ๆ
-
ตรวจสอบและตรวจสอบ หลังจากบันทึกรายการลงในบัญชีสมุด จะต้องมีการตรวจสอบและตรวจสอบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของรายการ ระบบบัญชีและรายการในบัญชีสมุดจะต้องตรงกันและไม่มีข้อผิดพลาด
-
ปิดรายการ ในบางกรณี เมื่อรายการถูกบันทึกลงในบัญชีสมุดแล้ว ต้องมีการปิดรายการเพื่อระบุว่ารายการนี้ได้ถูกบันทึกและไม่สามารถแก้ไขได้อีก โดยปกติแล้ว รายการที่ถูกปิดจะไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้ในระบบบัญชี
การผ่านรายการเป็นกระบวนการสำคัญในการบัญชีเพื่อบันทึกข้อมูลการเงินและการทำธุรกรรมขององค์กร ทำให้เป็นไปตามหลักการบัญชีและช่วยให้บริษัทหรือองค์กรสามารถติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลการเงินได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ