วิธีการตรวจสอบ ขั้นตอนการนับสินค้าคงเหลือ 7 วิธีการปฎิบัติ?

วิธีการตรวจสอบสินค้าคงเหลือ

1. การสังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือ (Inventory Observation) การสังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นปีเป็นวิธีการที่ได้ผลที่สุดในการพิสูจน์ ความมีอยู่จริงของสินค้าด้วยเหตุนี้การสังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือถือเป็นวิธีการตรวจสอบที่จำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐาน การสอบบัญชีรหัส 501 และในด้านภาษีอากรการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจในความถูกต้องของการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลและภาษีมูลค่าเพิ่ม จำเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือเช่นเดียวกันอย่างไรก็ดีหากไม่สามารถตรวจนับสินค้าคงเหลือได้แล้วผู้ตรวจสอบยังจำเป็นต้องหาวิธีการตรวจสอบอื่น เช่นการสอบทานวิธีการและผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือของลูกค้าการทดสอบวิธีการบัญชีเกี่ยวกับการรับ-จ่ายสินค้าและตรวจนับสินค้าคงเหลือบางรายการด้วยตนเองภายหลังการตรวจนับสินค้าคงเหลือมีประเด็นควรพิจารณาดังนี้ * การสังเกตการณ์การพิจารณาเรื่องการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือและวิธีปฏิบัติที่ถูกต้องเกี่ยวกับการวางแผนและวิธีการตรวจนับของกิจการ * การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารที่ต้องจัดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลือ * ผู้ตรวจสอบมีหน้าที่เข้าร่วมสังเกตการตรวจนับ และทดสอบการตรวจนับต้องเปรียบเทียบผลการทดสอบการตรวจนับที่ทำโดยผู้ตรวจสอบกับจำนวนที่กิจการตรวจนับได้ * การสังเกตการตรวจนับผู้ตรวจสอบต้องดูสภาพและคุณภาพของสินค้าต่างๆด้วยทั้งนี้สินค้าเก่าหรือล้าสมัย ชำรุดเสียหาย หรือจำหน่ายได้ช้าให้จดรายละเอียดสินค้าไว้ด้วยเพื่อประโยชน์การตีราคาสินค้าตามวิธีการบัญชีที่รับรองทั่วไป * สินค้าที่ตรวจนับต้องผ่านการตัดยอดการรับและจ่ายสินค้าโดยให้จดเลขที่ใบรับของและใบส่งของฉบับสุดท้ายจนถึงวันที่ตรวจนับรวมสินค้าทั้งสิ้นตามใบรับของที่ลงบัญชีแล้วและไม่รวมสินค้าที่ได้ทำใบส่งของและลงบัญชีเป็นขายแล้ว * การขายสินค้ารับรู้รายได้เมื่อส่งมอบสินค้า ดังนั้นรายการสินค้าระหว่างทางจึงไม่ถือเป็นการขาย แต่ถือรวมเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือถ้าเป็นการส่งสินค้าไปขายต่างประเทศตามปกติจะรับรู้รายได้เมื่อสินค้าลงเรือเรียบร้อยแล้วดังนั้นหากสินค้ายังไม่ลงเรือครบเรียบร้อย ถือว่ายังรวมเป็นสินค้าคงเหลือ * การซื้อสินค้า ตามปกติเมื่อได้รับสินค้าแล้วจึงถือรวมเป็นสินค้าคงเหลือแต่ถ้าซื้อสินค้าจากต่างประเทศ อาจรับรู้สินค้าในบัญชีก่อนรับสินค้า เช่นบันทึกการซื้อสินค้าจากต่างประเทศในบัญชีเมื่อผู้ซื้อรับรองหรือจ่ายเงินตามตั๋วเงินและได้รับใบตราส่งสินค้า(Bill of Lading) แล้ว ดังนั้นหากในวันสิ้นปีมีสินค้าที่ซื้ออยู่ระหว่างการขนส่งให้ถือสินค้าระหว่างทางเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือ * สินค้าที่กิจการส่งไปฝากขายคงเหลือในมือลูกค้า ณ วันสิ้นปีควรถือเป็นสินค้าคงเหลือแต่สินค้าที่กิจการรับฝากขายคงเหลือ ณวันสิ้นปีต้องไม่รวมเป็นสินค้าคงเหลือกรณีกิจการฝากสินค้าไว้กับคลังสินค้าผู้อื่นควรตรวจสอบใบรับของคลังสินค้าเพื่อทราบรายการและปริมาณสินค้าที่ฝากไว้หรือขอยืนยันยอดสินค้าคงเหลือในคลังสินค้ากับผู้รับฝาก
2. การตรวจสอบหลักเกณฑ์และวิธีการตีราคาสินค้าคงเหลือ ผู้ตรวจสอบต้องพิจารณาหลักเกณฑ์และวิธีการตรวจสอบสินค้าคงเหลือว่าเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป และปฏิบัติเช่นเดียวกับปีก่อนให้พิจารณาว่าการตีราคาสินค้าได้ใช้วิธีใดระหว่าง วิธีราคาทุนวิธีราคาทุนหรือราคาตลาดที่ต่ำกว่า และวิธีราคาขายนอกจากนี้ต้องพิจารณาด้วยว่าราคาทุนที่ใช้นำมาจากวิธีการบัญชีใดระหว่าง FIFO LIFO ราคาทุนถัวเฉลี่ยและต้นทุนมาตรฐาน หากกิจการซื้อสินค้าสำเร็จรูปวัตถุดิบ และวัสดุจากบุคคลภายนอกให้ตรวจสอบราคาทุนของสินค้าโดยตรวจสอบบิลซื้อสอบถามผู้ขายหรือเปรียบเทียบกับราคาที่ซื้อจากใบส่งของในระยะสิ้นปีถ้าซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ราคาสินค้าย่อมรวมราคาตามใบกำกับสินค้าค่าขนส่ง ค่าประกันภัย อากรขาเข้า แต่ไม่รวมกำไรที่บริษัทคิดเพิ่มขึ้นเองหากต้องการหาราคาตลาดของสินค้า อาจสอบถามแผนกจัดซื้อหรือหาโดยตรงจากตลาดอย่างไรก็ตาม การตรวจสอบให้ทราบราคาสินค้านี้ควรกระทำโดยทดสอบสินค้าบางส่วน การตรวจสอบสินค้าคงเหลือของกิจการอุตสาหกรรมไม่ว่าจะเป็นสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตขึ้นและสินค้าระหว่างผลิตการทดสอบราคาอาจใช้วิธีสอบทานบัญชีต้นทุนที่กิจการใช้อยู่ควรมีการทดสอบต้นทุนของสินค้าสำเร็จรูปและสินค้าระหว่างผลิตบางรายการโดยติดตามรายการโอนวัตถุดิบ ค่าแรงงาน และค่าใช้จ่ายในการผลิตมาเป็นต้นทุนของรายการนั้นๆ จากหลักฐานต่างๆ เช่นใบเบิกวัตถุและบัตรแสดงเวลาทำงาน เป็นต้นและการคำนวณค่าใช้จ่ายในการผลิตที่โอนเข้าต้นทุนโดยเทียบเคียงกับต้นทุนของปีก่อนๆ ด้วย อย่างไรก็ดีต้นทุนสินค้าสำเร็จรูปและสินค้าระหว่างผลิตนี้ต้องไม่รวมกำไรที่แผนกหนึ่งคิดเอากับอีกแผนกหนึ่ง
3. การตรวจสอบการคำนวณราคา การตรวจสอบการคำนวณราคามีจุดประสงค์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณราคาสินค้าแต่ละรายการ และการรวมยอดในรายละเอียดสินค้าคงเหลือแต่ละหน้าทั้งนี้มักกระทำโดยการทดสอบสินค้าคงเหลือที่เป็นจำนวนเงินมากแต่อาจมีการทดสอบสินค้าคงเหลือที่มีจำนวนเงินน้อยบางส่วนด้วย
4. การตรวจสอบการตัดยอดซื้อ ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบยอดซื้อเพื่อทราบว่ารายการซื้อที่ลงบัญชีไว้นั้นเป็นรายการซื้อที่ถูกต้องและครบถ้วนของปีปัจจุบันโดยเปรียบเทียบระหว่างรายการซื้อกับบิลซื้อใบรับของและบัญชีรายละเอียดสินค้าสำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่เช่นระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง 15 มกราคม เป็นต้น ในการตรวจสอบผู้ตรวจสอบต้องทราบว่าใบรับสินค้าฉบับสุดท้ายในวันสิ้นปีเลขที่ใดและตามเงื่อนไขการซื้อมีสินค้าระหว่างทางรายใดบ้างที่ต้องถือเป็นรายการซื้อณ วันสิ้นปี ทั้งนี้เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบเพื่อให้ได้ยอดซื้อต่อไป
5. การตรวจสอบการตัดยอดขาย การตรวจสอบการขายช่วงเวลาสิ้นปีมีจุดประสงค์ทำให้ผู้ตรวจสอบทราบว่าสินค้าที่ขายในวันสิ้นปีไม่รวมอยู่เป็นสินค้าคงเหลือดังนั้นผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบว่ามีการลงรายการขายของปีอย่างถูกต้องโดยเปรียบเทียบรายการขายกับบิลขาย ใบส่งของ และบัญชีรายละเอียดสินค้าสำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่ เช่นระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง15 มกราคม เป็นต้น นอกจากนี้ในการตรวจสอบใบส่งของควรพิจารณาเปรียบเทียบกับรายการส่งคืนรายใหญ่ๆในระยะสิ้นปีต่อต้นปีด้วยเพื่อทราบว่าการลงรายการส่งคืนถูกต้องตรงกับการส่งสินค้าคืนให้บุคคลภายนอกด้วย
6. การตรวจสอบต้นทุนสินค้าที่ขาย หากกิจการใช้วิธีการบัญชีสินค้าแบบ Periodic Method ความถูกต้องของต้นทุนสินค้าขึ้นอยู่กับความถูกต้องและครบถ้วนของยอดซื้อของปี และสินค้าที่ลงรายการซื้อแล้วแต่มิได้จำหน่ายไปรวมอยู่ในสินค้าคงเหลือ ณวันสิ้นปี ผู้ตรวจสอบต้องคำนึงถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ คือส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือสิ้นปีอาจเป็นสินค้าระหว่างทางที่เป็นรายการซื้อแล้วแต่ไม่ได้รวมให้ตรวจนับและสินค้าที่ตรวจนับได้วันสิ้นปีอาจเป็นสินค้าที่รับฝากจากบุคคลอื่นหรือขายแล้วแต่ยังไม่ได้ส่งให้ลูกค้า หากกิจการใช้วิธีการบัญชีสินค้าแบบ Perpetual Method ต้นทุนสินค้านั้นคำนวณมาจากรายการขายดังนั้นโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในต้นทุนขายมาจากการโอนบัญชีในงวดเดียวกันเช่น กิจการไม่ได้โอนต้นทุนขายในปีเดียวกันกับที่มีการขายนอกจากวิธีข้างต้นแล้วผู้ตรวจสอบทำการวิเคราะห์อัตรากำไรขั้นต้นของแต่ละเดือนของปีเพื่อตรวจสอบว่ามีความเสี่ยงที่ตัวเลขต้นทุนขายไม่สัมพันธ์กับยอดขายหรือไม่
7. การตรวจสอบความเหมาะสมของสินค้าคงเหลือ การตรวจสอบความเหมาะสมโดยทั่วไปอาจใช้การเปรียบเทียบปริมาณและราคาสินค้าคงเหลือปีปัจจุบันและปีก่อนหรืออาจคำนวณอัตราหมุนเวียนของสินค้า (turnover) ในรอบปีหนึ่งซึ่งเป็นอัตราส่วนที่คำนวณจากการหารต้นทุนขายด้วยสินค้าหมุนเวียนของสินค้าในปีก่อนทั้งนี้การวิเคราะห์อัตราส่วนนี้ควรแยกวิเคราะห์ตามประเภทสินค้าหรือแผนกงานนอกจากนี้การตรวจสอบสินค้าคงเหลือโดยทั่วไปยังรวมถึงการตรวจสอบว่ามีการประกันภัยสินค้าคงเหลือเพียงพอหรือไม่การตรวจสอบหลักฐานจากบุคคลภายนอกว่ามีการนำสินค้าไปเป็นหลักประกันหนี้สินและมีข้อผูกพัน การซื้อขายสินค้าหรือไม่เพื่อนำข้อมูลไปประกอบพิจารณาความเพียงพอของการเปิดเผยข้อมูลในงบการเงิน