เอกสารการจ่ายเงินภายในกิจการไม่ทราบ 9 ข้อ มีเป้าหมายรายได้?

เอกสารการเบิกจ่ายเงินภายในกิจการ ได้แก่
1. ใบเบิกเงิน / ใบขออนุมัติเบิกเงิน เมื่อพนักงานของกิจการมีความประสงค์จะเบิกเงินไปจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ตามระเบียบของกิจการ เช่น ค่าเลี้ยงรับรอง / ค่าพาหนะ / ค่าเบี้ยเลี้ยง ให้ผู้เบิกจัดทำ “ใบเบิกเงิน / ใบอนุมัติเบิกเงิน” ยื่นให้หัวหน้าหรือผู้จัดการแผนกของตนเป็นผู้อนุมัติ แล้วนำใบเบิกจ่ายไปขอเบิกเงินที่ฝ่ายการเงินของกิจการ ฝ่ายการเงินจะต้องตรวจสอบอำนาจอนุมัติใบเบิกเงินว่าเป็นไปตามระเบียบของกิจการหรือไม่ หากถูกต้องให้จัดทำใบสำคัญจ่ายให้หัวหน้าการเงินเซ็นอนุมัติจ่ายได้
2. ใบรับเงิน ในกรณีที่กิจการได้จ่ายเงินให้กับบุคคลภายนอกที่ได้ขายสินค้าหรือบริการให้แก่กิจการ แต่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้แก่กิจการได้ กิจการอาจเลือกจัดทำใบรับเงิน ขึ้นเองและกรอกรายละเอียด ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและอาจขอสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน เพื่อบันทึกเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินจากกิจการใช่จริง เป็นการพิสูจน์ผู้รับเงิน
3. ใบรับเช็ค เป็นเอกสารภายในที่กิจการทำขึ้น เพื่อออกเป็นหลักฐานให้กับลูกค้าในกรณีที่ลูกค้าได้มีการจ่ายเป็นเช็คล่วงหน้า เป็นเช็คที่ยังไม่ถึงกำหนด กิจการไม่ควร ออกใบรับเงินหรือ ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า แต่ให้ออกใบรับเช็คแทน ต่อเมื่อเช็คสามารถขึ้นเงินได้แล้วจึงออกใบเสร็จรับเงินและส่งให้ลูกค้าเป็นหลักฐานการรับเงิน
4. ใบเบิกเงินทดรองจ่าย / ใบคืนเงินทดรองจ่าย ในบางครั้งกิจการมีความจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องซื้อสิ่งของต่าง ๆ ที่รอไม่ได้ จึงกำหนดให้มีการเบิกเงินก่อนเพื่อนำไปจ่ายค่าใช้จ่าย และเมื่อได้สิ่งของตามต้องการแล้ว ก็จะนำบิลใบเสร็จของที่ซื้อมาหรือใช้บริการมาเคลียร์ต่อฝ่ายการเงิน หากเงินเหลือก็คืนหากค่าใช้จ่ายสูงเกินกว่าที่ขอเบิก ก็ให้เบิกเงินเพิ่มเติมจากส่วนที่ขาดไปโดยปกติจะให้เคลียร์รายการภายใน 3-7 วัน ยกเว้นกรณีไปต่างจังหวัดอาจได้เป็น 1 เดือน

การบันทึกบัญชี
DR. ลูกหนี้เงินทดรองจ่าย-พนักงาน xxx
CR. เงินสด xxx
เมื่อนำเอกสารค่าใช้จ่ายมาเคลียร์
DR. ค่าใช้จ่าย xxx
DR. เงินสด xxx
CR. ลูกหนี้เงินทดรองจ่าย-พนักงาน xxx

ปัญหาที่มักจะพบ พนักงานเบิกเงินไปแล้วนำไปใช้ส่วนตัว ไม่นำไปซื้อสินค้าตามที่ขอเบิก ดังนั้นเมื่อครบกำหนด Clear แล้ว แม้ยังไม่ได้นำไปซื้อของ ก็ต้องคืน แล้วทำเรื่องเบิกจ่ายใหม่ หากไม่มาเคลียร์ให้ทวงถาม