หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้า
หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ คือ
หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ (Debt Confirmation Letter) เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันยอดเงินที่ผู้ค้าหรือบริษัทต้องชำระให้กับลูกค้าหรือบริษัทอื่น ๆ ที่มีหนี้ค้างชำระกับเจ้าของหนังสือ โดยภายในหนังสือจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับยอดเงินที่ค้างชำระ วันครบกำหนดชำระเงิน และเงื่อนไขการชำระเงินเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม
หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้มักถูกใช้ในกรณีที่ผู้ขายต้องการส่งเอกสารเพื่อยืนยันยอดลูกหนี้ให้กับลูกค้าหรือซื้อสินค้าที่มีการค้างชำระหรือยังไม่ได้ชำระเงินในเวลาที่กำหนด หรืออาจใช้ในกรณีที่มีการตรวจสอบยอดเงินค้างชำระระหว่างกันและกันระหว่างบริษัทที่เกี่ยวข้อง
หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้อาจประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย (เจ้าของหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้)
- ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าหรือบริษัทที่มีหนี้ค้างชำระ
- รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ได้รับ
- ยอดเงินที่ค้างชำระ
- วันครบกำหนดชำระเงิน
- เงื่อนไขการชำระเงินเพิ่มเติมที่ต้องปฏิบัติตาม (เช่น อัตราดอกเบี้ยที่เกี่ยวข้อง)
หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้เป็นเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญเนื่องจากมีประโยชน์ในการจัดเก็บหนี้และการบัญชี อีกทั้งยังช่วยในการกำกับและยืนยันยอดเงินที่ค้างชำระระหว่างฝ่ายขายและลูกค้าหรือฝ่ายซื้อสินค้าอย่างชัดเจน
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ word
ตัวอย่างข้อความของหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ให้และนำเสนอให้คุณได้ดังต่อไปนี้
[ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายหรือบริษัท] [วันที่]
[ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าหรือบริษัทลูกค้า] เรื่อง หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้
เรียน [ชื่อลูกค้าหรือบริษัทลูกค้า],
เราขอยืนยันยอดลูกหนี้ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้
- ชื่อสินค้าหรือบริการ [ระบุชื่อสินค้าหรือบริการที่มีการซื้อขาย]
- วันที่ทำการซื้อขาย [ระบุวันที่ทำการซื้อขาย]
- ยอดเงินที่ค้างชำระ [ระบุยอดเงินที่ค้างชำระ]
- วันครบกำหนดชำระเงิน [ระบุวันที่ครบกำหนดชำระเงิน]
- เงื่อนไขการชำระเงินเพิ่มเติม [ระบุเงื่อนไขการชำระเงินเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง]
โปรดทราบว่าเราต้องการชำระเงินตามยอดลูกหนี้ดังกล่าวภายในกำหนดชำระเงินที่ระบุ กรุณาดำเนินการชำระเงินภายในวันที่กำหนดเพื่อป้องกันการเกิดความล่าช้าหรือการปรับปรุงค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่ชำระเงินล่าช้า
หากคุณมีคำถามหรือข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับยอดลูกหนี้นี้ โปรดติดต่อฝ่ายการเงินของเราที่ [เบอร์ติดต่อหรืออีเมลติดต่อ]
ขอบคุณที่คุณไว้วางใจในการทำธุรกิจกับเรา และเราหวังว่าจะได้รับการชำระเงินตามกำหนดที่ระบุจากท่านโดยเร็วที่สุด
ขอแสดงความนับถือ, [ชื่อผู้ลงนาม] [ตำแหน่งผู้ลงนาม] [ชื่อบริษัท]
โดยปกติ การขอหนังสือยืนยันยอด ไม่ได้กำหนดเป็นมาตรฐานในการทำบัญชี หรือ ประมวลกฎหมายเกี่ยวกับภาษี แต่มันก็เป็นสิ่งสำคัญ และ เป็นเรื่องที่นักบัญชีงานสายตรวจสอบ จำเป็นต้องใช้ ส่วนมากจะเป็นผู้สอบบัญชี ที่จำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบว่ายอดในงบการเงินถูกต้องหรือไม่ หนังสือยืนยันยอดหนี้ต่างๆ ผู้สอบจำเป็นต้องปฏิบัติตาม มาตรฐานการสอบบัญชีที่กำหนดด้วย
การขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอก เป็นวิธีการตรวจสอบตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่รับรองทั่วไปกำหนดไว้ในมาตราฐานการสอบบัญชีของผู้สอบบัญชี หนังสือยืนยันยอดจำนวนหนี้ โดยส่วนมากจะเป็นการขอจากบุคคลภายนอกที่ไม่ได้อยู่ในบริษัท หรือ องค์กรที่ผู้สอบบัญชีกำลังตรวจ และการขอหนังสือยืนยันยอดจากบุคคลภายนอกนั้น ก็ไม่ได้กำหนดไว้เช่นกัน ว่าจะต้องมีรูปแบบใดที่ชัดเจน แต่เนื้อหาสาระสำคัญที่จำเป็นต้องมีก็ ต้องใส่ลงไปด้วย ส่วนมากมักจะขอกับคู่ค้าที่ค้าขายด้วยกัน
การขอหนังสือยืนยันยอดจะปฏิบัติตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่กำหนดไว้ เช่น มาตรฐานการสอบบัญชี 505 เรื่อง การขอคำยืนยันยอดจากบุคคลภายนอก , มาตรฐานการสอบบัญชี 330 เรื่อง วิธีปฏิบัติของผู้สอบบัญชีในการตอบสนองความเสี่ยงที่ได้ประเมินไว้ และ รหัส มาตรฐานการสอบบัญชี 500 เรื่อง หลักฐานการสอบบัญชีทั้งหมดนี้ต้องนำมาประยุกต์ใช้รวมกันในการปฏิบัติงานของผู้สอบบัญชี
หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ excel
ส่วนใหญ่หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้จะถูกเขียนเป็นเอกสารข้อความที่ไม่ใช่ตาราง Excel
แบบหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้/เจ้าหนี้
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดเพื่อการสอบบัญชีลง Word ได้เลยไม่ต้อง Download
หนังสือยืนยันยอดเพื่อการสอบบัญชี
เรียน กรรมการ
วันที่ ……………………… 256X
เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของ บริษัท…………………….จำกัด ขอให้ท่านได้โปรดยืนยันยอดลูกหนี้ที่ปรากฏในสมุดบัญชีของบริษัทฯ ณวันที่……………………… 256X
อนึ่ง ท่านอาจได้ชำระยอดคงเหลือดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนภายหลังวันที่ดังกล่าวข้างต้น แต่เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ ทางบริษัทฯใคร่ขอให้ท่านยืนยันยอดคงเหลือตามบัญชี ณ วันที่ดังกล่าวเท่านั้น ถ้ายอดคงเหลือข้างต้นถูกต้องตรงกับหลักฐาน โปรดลงนามยืนยันว่าถูกต้องในท้ายหนังสือนี้ แต่ถ้าท่านเห็นว่ายอดคงเหลือดังกล่าวไม่ถูกต้อง โปรดแจ้งรายละเอียดผลแตกต่างไว้ในด้านหลังหนังสือนี้ เมื่อท่านลงนามยืนยันว่าถูกต้องหรือแจ้งรายละเอียดผลแตกต่างแล้ว โปรดส่งหนังสือยืนยันนี้ตรงไปยังผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ ซึ่งได้แก่ โดยใช้ซองที่แนบมา บริษัทฯ ขอขอบคุณในความร่วมมือครั้งนี้
ขอแสดงความนับถือ
…………………………………………………………..
( )
พร้อมประทับตราบริษัทฯ
เรียน ผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ
ข้าพเจ้าขอยืนยันว่าเป็นลูกหนี้บริษัทจำกัด
เป็นจำนวนเงิน………………………………………………………..บาท ณวันที่ 31 ธันวาคม 256x เท่านั้น
( ) ถูกต้อง
( ) ไม่ถูกต้อง ตามยอดในสมุดบัญชีของข้าพเจ้า ณวันที่ 31 ธันวาคม 256x
มีจำนวนเงิน…………………………………………….บาท ดังรายละเอียดด้านหลังหนังสือนี้
ขอยืนยันว่ายอดดังกล่าวถูกต้อง
…………………………………………….
( )
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดเพื่อการสอบบัญชีลง Word ได้เลยไม่ต้อง Download
หนังสือยืนยันยอดเพื่อการสอบบัญชี
เรียน กรรมการ วันที่ ………………………256X
เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของ บริษัท……………………จำกัด ขอให้ท่านได้โปรดยืนยันยอดลูกหนี้ที่ปรากฏในสมุดบัญชีของบริษัทฯ ณ.วันที่…………………….256X
อนึ่ง ท่านอาจได้ชำระยอดคงเหลือดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนภายหลังวันที่ดังกล่าวข้างต้น แต่เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ ทางบริษัทฯใคร่ขอให้ท่านยืนยันยอดคงเหลือตามบัญชี ณ วันที่ดังกล่าวเท่านั้น ถ้ายอดคงเหลือข้างต้นถูกต้องตรงกับหลักฐาน โปรดลงนามยืนยันว่าถูกต้องในท้ายหนังสือนี้ แต่ถ้าท่านเห็นว่ายอดคงเหลือดังกล่าวไม่ถูกต้อง โปรดแจ้งรายละเอียดผลแตกต่างไว้ในด้านหลังหนังสือนี้ เมื่อท่านลงนามยืนยันว่าถูกต้องหรือแจ้งรายละเอียดผลแตกต่างแล้ว โปรดส่งหนังสือยืนยันนี้ตรงไปยังผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ ซึ่งได้แก่ โดยใช้ซองที่แนบมา บริษัทฯ ขอขอบคุณในความร่วมมือครั้งนี้
ขอแสดงความนับถือ
…………………………………………………………..
( )
พร้อมประทับตราบริษัทฯ
เรียน ผู้สอบบัญชีของบริษัทฯ
ข้าพเจ้าขอยืนยันว่าเป็นเจ้าหนี้บริษัทจำกัด
เป็นจำนวนเงิน………………………………………………………..บาท ณวันที่ 31 ธันวาคม 2561 เท่านั้น
( ) ถูกต้อง
( ) ไม่ถูกต้อง ตามยอดในสมุดบัญชีของข้าพเจ้า ณวันที่ 31 ธันวาคม 2561
มีจำนวนเงิน…………………………………………….บาท ดังรายละเอียดด้านหลังหนังสือนี้
ขอยืนยันว่ายอดดังกล่าวถูกต้อง
…………………………………………….
( )
โดยทั่วไปแล้วการขอคำยืนยันยอดมักถูกจัดทำเป็นหนังสือขอคำยืนยันยอดทางไปรษณีย์ ซึ่งเป็นหลักฐานการสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือ แต่ในบางสถานการณ์ ชาวออดิทจำเป็นต้องขอคำยืนยันยอดทางอิเล็กทรอนิคส์การขอคำยืนยันยอดทางอิเล็กทรอนิคส์เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ผู้สอบบัญชีสามารถใช้เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานการสอบบัญชีที่เหมาะสม
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้า หรือ หนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้การค้า
โดยปกติ การขอหนังสือยืนยันยอด ไม่ได้กำหนดเป็นมาตรฐานในการทำบัญชี หรือ ประมวลกฎหมายเกี่ยวกับภาษี แต่มันก็เป็นสิ่งสำคัญ และ เป็นเรื่องที่นักบัญชีงานสายตรวจสอบ จำเป็นต้องใช้ ส่วนมากจะเป็นผู้สอบบัญชี ที่จำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบว่ายอดในงบการเงินถูกต้องหรือไม่ หนังสือยืนยันยอดหนี้ต่างๆ ผู้สอบจำเป็นต้องปฏิบัติตาม มาตรฐานการสอบบัญชีที่กำหนดด้วย
การส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้
การส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้สามารถทำได้โดยใช้วิธีการต่อไปนี้
- พิมพ์หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ ใช้โปรแกรมการเขียนเอกสาร เช่น Microsoft Word เพื่อพิมพ์ข้อความหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน รวมถึงตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ผู้รับหนังสือและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับยอดลูกหนี้.
- รูปแบบการส่ง คุณสามารถส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ได้ผ่านหลายช่องทาง เช่น ทางไปรษณีย์, การส่งแนบไฟล์ในอีเมล, หรือใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารออนไลน์ เช่น Google Drive, Dropbox เป็นต้น ถ้าคุณใช้วิธีการส่งแบบไปรษณีย์ ให้แนบหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ลงในซองพร้อมที่อยู่ผู้รับ และใส่ลงในกล่องไปรษณีย์.
- ติดตามการส่ง หากคุณใช้วิธีการส่งทางอีเมลหรือแพลตฟอร์มการสื่อสารออนไลน์ คุณสามารถติดตามได้ว่าผู้รับได้รับหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้หรือไม่ โดยตรวจสอบสถานะการอ่านหรือตอบกลับจากผู้รับของอีเมล หรือรับทราบการเข้าถึงไฟล์จากแพลตฟอร์มที่ใช้ส่ง.
- การเก็บรักษาข้อมูล จงรักษาสำเนาของหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ที่คุณส่งอย่างปลอดภัย ในกรณีที่คุณต้องการแจ้งเตือนหรืออ้างอิงในอนาคต การเก็บรักษาข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนจะมีประโยชน์สำหรับการติดตามและการทำคำสั่งซื้อ.
การส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการการชำระเงิน และเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและความชัดเจนของข้อมูลที่ส่ง ควรตรวจสอบอีกครั้งก่อนส่งและเลือกช่องทางการส่งที่เหมาะสมสำหรับคุณและผู้รับหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้
