ตัวอย่างรายงานการประชุม บริษัท ปังปอน จำกัด
วัน/เวลา วันจันทร์ที่ 10 กรกฎาคม 2566 เวลา 10.00 น.
สถานที่ ห้องประชุมใหญ่ บริษัท ปังปอน จำกัด
ผู้เข้าร่วมประชุม
- นายสมชาย ใจดี – ประธานกรรมการ
- นางสาวสวย สง่า – กรรมการผู้จัดการ
- นายบรรจง พิถีพิถัน – กรรมการฝ่ายการเงิน
- นายวิชัย ใจเด็ด – กรรมการฝ่ายการตลาด
- นางสาวเพ็ญศรี จิตวิสุทธิ์ – กรรมการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- นายสนั่น วัฒนวงศ์ – กรรมการฝ่ายผลิต
วาระการประชุม
วาระที่ 1 เปิดการประชุม
นายสมชาย ใจดี ได้กล่าวเปิดการประชุมและต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน
วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน
นางสาวสวย สง่า ได้อ่านรายงานการประชุมครั้งก่อน และที่ประชุมมีมติรับรองรายงานการประชุมดังกล่าว
วาระที่ 3 การพิจารณาผลการดำเนินงานในไตรมาสที่ 2
นายบรรจง พิถีพิถัน ได้นำเสนอรายงานการเงินและผลการดำเนินงานของบริษัทในไตรมาสที่ 2 ซึ่งแสดงให้เห็นถึงการเติบโตของยอดขายและกำไรสุทธิที่เพิ่มขึ้น
วาระที่ 4 แผนการตลาดในไตรมาสที่ 3
นายวิชัย ใจเด็ด ได้เสนอแผนการตลาดสำหรับไตรมาสที่ 3 โดยเน้นการโปรโมทสินค้าผ่านสื่อออนไลน์และการจัดกิจกรรมส่งเสริมการขายในงานแสดงสินค้าต่าง ๆ
วาระที่ 5 การปรับปรุงระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล
นางสาวเพ็ญศรี จิตวิสุทธิ์ ได้นำเสนอแผนการปรับปรุงระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการพัฒนาทักษะของพนักงาน
วาระที่ 6 การปรับปรุงกระบวนการผลิต
นายสนั่น วัฒนวงศ์ ได้นำเสนอแผนการปรับปรุงกระบวนการผลิตเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตสินค้า
วาระที่ 7 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
ไม่มีเรื่องอื่น ๆ ที่จะพิจารณา
วาระที่ 8 ปิดการประชุม
นายสมชาย ใจดี ได้กล่าวปิดการประชุมและขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน
ลงชื่อ นายสมชาย ใจดี
ประธานกรรมการ
ลงชื่อ นางสาวสวย สง่า
กรรมการผู้จัดการ
การจัดทำรายงานการประชุมควรระวังข้อควรระวังดังต่อไปนี้
- ความถูกต้องของข้อมูล ตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกให้ถูกต้อง ครบถ้วน และไม่บิดเบือนข้อเท็จจริง
- การบันทึกรายละเอียดที่สำคัญ เน้นการบันทึกประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และมติที่ได้จากการประชุม ไม่ควรบันทึกเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องหรือรายละเอียดเล็กน้อยเกินไป
- ความชัดเจนและความเข้าใจง่าย ใช้ภาษาที่ชัดเจน กระชับ และเข้าใจง่าย เพื่อให้ผู้ที่ไม่เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าใจเนื้อหาได้อย่างถูกต้อง
- ความเป็นกลาง รายงานการประชุมควรมีความเป็นกลาง ไม่มีการแสดงความเห็นส่วนตัวหรือความลำเอียง
- การจัดเก็บเอกสาร เก็บรักษารายงานการประชุมให้เป็นระเบียบและสามารถค้นหาได้ง่าย เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคต
- การรับรองรายงาน ให้ผู้ที่มีหน้าที่รับรองรายงานการประชุมอ่านและลงนามเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูล
- การปกป้องข้อมูลลับ หากมีข้อมูลที่เป็นความลับหรือมีความอ่อนไหว ควรระมัดระวังไม่ให้เผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวโดยไม่จำเป็น
- การประชุมตามกฎหมาย ตรวจสอบว่าการจัดการประชุมและการบันทึกรายงานเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้อง
โดยปฏิบัติตามข้อควรระวังเหล่านี้จะช่วยให้รายงานการประชุมมีคุณภาพสูงและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในระยะยาว